Protokoll styremøte 16.februar 2023

Protokoll fra styremøte torsdag 16. februar 2023 i Amnesty International i Norge.

Sted: Grensen 3, Oslo Tidsrom: 16:00-20:00

Til stede: Thea Schjødt, Tor Kåpvik, Kjell Johnsen, Viktor Johannes Matre, Juni Emilie Baardvik, Maryam Iqbal Tahir, Annette Bonnevie Wollebæk, Maren Susanna Rullestad, Arne Wilhelm Theodorsen.

Forfall: Selma Ahmetagic Observatør: Laila Derraz

Til stede fra sekretariatet: John Peder Egenæs til sak 05/2023, Ingvild Gjone Lyberg, Bjarte Økland, Alexandra Salfatte Larsen.

Møteleder: Thea Schjødt

Protokollfører: Alexandra Salfatte Larsen

SAK 01/2023 Dagsorden V
Sakspapir fra generalsekretæren

Vedtak: Styret vedtar dagsorden

SAK02/2023 Protokoll fra styremøtet 15.12.2022 V
Sakspapir fra generalsekretæren

Ved en feiltakelse ble ikke protokollen fra styremøtet den 15.12.2022 sendt til styret for godkjenning i forkant av styremøtet den 16.02.2023. Brevet fra revisor som omtalt i protokollen vil sendes til styret i etterkant av styremøtet. Vedtak: Styret godkjenner protokoll fra styremøtet den 15.12.2022.

Protokollen sendes til digital signering.

SAK 03/2023 Generalsekretærens orientering O
Muntlig orientering ved generalsekretæren

Generalsekretæren orienterer styret om at AI Norge i 2022 og inngangen til 2023, ser resultatene fra Landsmøtet 2021 sitt vedtak, om å inkorporere urfolk og klima som et arbeidsfelt for AI Norge. Blant annet har vi den siste tiden samarbeidet sammen med produsentene for filmen Ellos Eatnu - La Elva Leve, og hatt stor aktivitet i samarbeid med aktivister, i forbindelse med filmvisninger i både Oslo, Tromsø og Vadsø, hvor flere av Amnestys aktivister har holdt appeller. Det ble også arrangert en markering til minne om Alta-aktivistene utenfor Stortinget den 06.februar, i forbindelse med den samiske nasjonaldagen. Vår politiske rådgiver på området, Aili Keskitalo, var ordstyrer under frokostseminaret “Amnestyfrokost: Blir samiske rettigheter fortsatt overkjørt? Alta-sakens relevans i dag”, som ble kringkastet på radioprogrammet P2 Debatten.

Den 24.februar vil 1-årsmarkeringen for den russiske invasjonen av Ukraina, finne sted. AI Norge har et godt samarbeid med både Norsk-Ukrainsk Venneforening, og Den Ukrainske Forening i Norge. Samarbeidet er et godt tegn på at vi er på vei til å opparbeide oss fornyet tillit. Et næringslivssamarbeid er imidlertid satt på vent etter at aktøren ble kjent med kontroversen som har vært rundt pressemeldingen.

Fra 1. mars vil prisen på sms-aktivismen økes fra 15 kr til 25 kr per sms. I forkant av prisøkningen har det blitt gjort en større undersøkelse blant nåværende sms-aktivister om prisøkningen. En overveiende andel av giverne har gitt tilbakemelding om at de ikke er negative til prisøkningen. Prisøkningen vil føre til en inntektsøkning tilsvarende 8-900.000 kr i måneden for AI Norge avhengig av frafallstall. Det er også tatt høyde for at det vil medføre noe frafall på antall sms-aktivister, samt hvilke konsekvenser dette vil kunne ha for antall signaturer AI Norge samler inn på sine underskriftskampanjer. Gitt resultatene fra undersøkelsen blant nåværende sms-aktivister, er vurderingen slik at dette ikke vil medføre en betydelig andel. Alle sms-aktivister vil varsles om prisendringen i forkant av endringen.

Generalsekretæren informerer styret om at det i den siste tiden har vært interne diskusjoner i AI Norge om Amnestys tilstedeværelse på TikTok – debatten handler i stor grad om problematikk knyttet til innhenting av data og overvåkning. Amnesty som organisasjon står i en spagat ved å både skulle være synlige og tilgjengelige på sosiale medier for unge aktivister, samt være tydelige i arbeidet knyttet til teknologi og menneskerettigheter. Styret vil holdes oppdatert om denne diskusjonen.

Vedtak: Styret tar generalsekretærens orientering til orientering.

SAK 04/2023 Årsrapport 2022 O
Sakspapir fra generalsekretæren

Styreleder kommenterer at det har blitt gjort svært mye i 2022. Et styremedlem stiller spørsmål om AI Norge sin posisjon på våpenoverføring til Ukraina. Generalsekretæren svarer at AI Norge ikke har en posisjon på denne typen våpenoverføringer, og derfor heller ikke stiller spørsmål ved overføringene fra Norge.

Årsrapporten for 2022 viser at kjennskapen og holdningene i befolkningen til Amnesty er tilbake på samme nivå som før pressemeldingen om Ukraina den 4.august. Det kommenteres fra styret at dette er svært positivt.

Styret stiller spørsmål rundt nedgangen i antall grupper slik det kommer frem i årsrapporten. Generalsekretæren svarer at dette i størst grad skyldes en opprydding av grupper som viste seg å være nedlagt før eller under COVID-19 pandemien, og at til tross for at årsrapporten viser en nedgang i antall grupper i forhold til antallet fra 2021, er tilfellet at det har blitt opprettet 15 nye grupper i løpet av 2022.

Styremedlemmene gir innspill om at regionmøtene hvor styremedlemmene selv var til stede, opplevdes som svært positive, men med noe lavt antall deltagere. Styret gir innspill om at det muligens kan tenkes nytt om formen på regionmøtene.

Et styremedlem tar opp at det i forbindelse med utarbeidelse av ny aktivismestrategi bør tilrettelegges for at Amnestys medlemmer som ønsker å være med å gi innspill til strategien, kan ha mulighet til det. Assisterende generalsekretær svarer at arbeidet med dette foreløpig ligger litt frem i tid, men at det vil gjøres forarbeid til strategien før sommeren, og at hoveddelen av arbeidet med aktivismestrategien vil igangsettes etter sommeren. Medlems- og organisasjonssjef vil informeres om styrets innspill.

Det stilles spørsmål til AI Norges satsning på salg av kurs knyttet til Human Rights and Business (HuB) og resultatet i årsrapporten, som viser forsinkelser i henhold til ønsket resultat for 2022. Assisterende generalsekretær informerer om at dette skyldes forsinkelser i tekniske løsninger. I tillegg informerer assisterende generalsekretær om at erfaringen så langt er at salget av kurset ikke kan sees på som kun en enkel transaksjon, men at selskaper uttrykker ønske om merverdi og ytterligere samarbeid utover kurset.

Styreleder Thea Schjødt informerer styret om at seksjoner har blitt invitert til å delta som observatører under rettssaken til den tyrkiske styrelederen den 8.mars. Datoen har senere blitt flyttet på. Styreleder vil komme tilbake med informasjon om ny dato når den foreligger, og høre om noen fra styret har anledning til å reise.

I årsrapporten 2022 kommer det frem at AI Norge har en noe høyere prosent sykefravær og arbeidsmiljøbrudd enn ønsket i 2022. Assisterende generalsekretær informerer styret om at det ved arbeidsmiljøbrudd, som i hovedsak handler om for mye overtid, blir ledere automatisk varslet, og det settes i gang tiltak for oppfølging. Når det gjelder nivå på sykefravær for 2022 vil AI Norge undersøke årsakene til dette mer i detalj i nærmeste framtid. Nivået på sykefraværet er i størst grad knyttet til langtidssykemeldinger. Slik det kommer frem i Great Place To Work-rapporten for 2022, er det dokumentert høy trivsel i sekretariatet og det er derfor liten grunn til å anta at mistrivsel har en sammenheng med sykefraværet. Det vil likefullt gjøres en sammenligning av nasjonale og regionale tall på sykefravær fra SSB med tallene fra AI Norge, som vil informeres om til neste styremøte.

Vedtak: Styret tar Årsrapporten 2022 til orientering.

SAK 05/2023 Foreløpig regnskap 2022 O
Sakspapir fra generalsekretæren

Økonomi – og administrasjonssjef Bjarte Økland orienterer styret om foreløpig regnskap for AI Norge 2022.

Det gjenstår en del avstemninger og inntektssiden for 2022 er dermed ikke helt komplett. Inntektssiden for 2022 er 144 mill kr med et avvik på - 1,54 mill kr fra budsjett. Noe svikt i medlemsinntekter pga. lavere antall medlemmer ved inngangen til året, lavere verving og utmeldinger ifm. Ukraina-pressemeldingen.

Kostnader for 2022 er 143 mill kr, med avvik på 2,19 mill kr over budsjett. Overforbruket er knyttet til Prosjektfond-aktiviteter og brand-arbeid som ikke har vært budsjettert. AI Norge har i løpet av 2022 hatt en større økning i antall årsverk, totalt 8 årsverk mellom desember 2021 og desember 2022. Dette skyldes at vi har besatt flere stillinger som var ledige ved inngangen til året, samt økning ihht budsjett 2022. Stillingshjemler per nå er 77 ansatte, fordelt på 66,8 årsverk.

Prosjektfondet vil i utgangen av 2025 bli redusert ned til 14,2 mill kr ut ifra de planlagte/vedtatte prosjektene. I tillegg har AI Norge forpliktet seg til å betale 2 mill kr til Amnesty Internationals krisefond.

Styret stiller spørsmål om tanken bak prisøkningen i sms-aktivisme. Generalsekretæren svarer at dette i stor grad er knyttet til at undersøkelsen som ble foretatt viser at det er en positiv innstilling til prisøkningen, og at endringen kan gjøres uten å miste signaturene til aksjonen, og dermed den «muskelen» som disse aktivistene er. Økningen i pris på sms-aksjonen vil også gi en betydelig vekst i inntekter, som gir AI Norge flere ben å stå på når det gjelder inntekter. Styret stiller spørsmål om det finnes tall på turnover på nye medlemskap. Generalsekretæren svarer at turnover på medlemmer er rundt 10% årlig. Styret stiller spørsmål om hvorvidt antall ansatte i sekretariatet kan oppleves som for høyt for utenforstående. Det foreslås av styret at det kan være lurt at sekretariatet skriver ut et forslag til en redegjørelse om dette.

Vedtak: Styret tar foreløpig regnskap 2022 til orientering.

SAK 06/2023 Sluttrapport CRM - og økonomisystem O
Sakspapir fra generalsekretæren

Presentasjon ved IT-sjef Camilla Fallsen som har prosjektledet overgangen til nytt CRM-system i AI Norge.

Det nye CRM-systemet vil gi mulighet til mer automatiserte prosesser, større brukervennlighet, mindre sårbarhet, minimal risk for nedetid, mer data i systemet og større anledning for oppfølging av leads. AI Norges telemarketing-team har for eksempel oppnådd gode resultater som en følge av oppdateringen til nytt CRM-system.

I arbeidet med overgang til nytt CRM-system har det blitt inngått en prosjektavtale med CGI Norge AS og en forvaltningsavtale signert med CGI Norge AS, januar 2023. Det vil ikke tilfalle AI Norge kostnader å gå ut av avtalen, og avtalen innebærer at AI Norge er sikret kildekoden til det nye CRMsystemet. Styret roser arbeidet som er gjort med CRM- og økonomisystemet.

Det stilles spørsmål om hva de største læringspunktene er, og hvorvidt det foreligger midler til oppfølging av restanselisten. IT-sjefen svarer at den største utfordringen har vært en feilestimering på omfanget av jobben knyttet til datavarehuset, samt underestimering av omfang knyttet til integrasjoner og samhandling med 3de partsleverandører. Det har vært varslet en økning fra budsjett. Differansen er i underkant av 2 mill kr.

Det stilles spørsmål fra styret om hvorvidt kildekoden fremdeles står på restanseliste samt tidslinjen på ferdigstilling av backup og recovery restanse.

IT-sjefen svarer at dette er punkter som følges opp ukentlig, og som står på agendaen.

Det har nylig blitt avklart at AI Norge har krav på kildekoden, hvilket ikke var en opprinnelig del av avtalen og er et resultat av senere forhandlinger. Vedtak: Styret tar sluttrapport CRM- og økonomisystem til orientering.

SAK 07/2023 HMS Rapport 2022 O
Sakspapir fra generalsekretæren

Det stilles spørsmål fra styret om det har oppstått hendelser hvor politiet har hatt informasjon om at AI Norge har vært et mål. Assisterende generalsekretær Ingvild Gjone Lyberg svarer at AI Norge kan være et mål for noen, og at vi i forlengelse av dette har diverse sikkerhetstiltak på kontoret i Grensen 3.

Sikkerhetsfunksjoner tilknyttet førstelinjen i resepsjonen ble senest testet i november 2022. Videre stiller styremedlem spørsmål om generalsekretæren er særlig utsatt som talsperson for AI Norge. Assisterende generalsekretær svarer at dette er en implisitt risiko generalsekretæren selv har en forståelse for.

Det kommenteres fra styremedlem at sikkerhetsanalyser ofte ikke inneholder risiko som er forbundet med andre steder enn selve arbeidsplassen, som for eksempel risiko ved transport til og fra arbeidsplass.

I forlengelse av sikkerhetsdiskusjonen informerer assisterende generalsekretær styret om at det nå foregår en diskusjon i ledergruppen angående hva slags kontaktinformasjon man skal ha tilgjengelig for hvem av AI Norges ansatte på Amnestys nettsider.

Vedtak: Styret tar HMS rapport 2022 til orientering.

SAK 08/2023 Søknad til Prosjektfondet V
Sakspapir fra generalsekretæren

Et styremedlem gir et innspill om at sikkerhetsvurderinger med hensyn til deltagere i prosjektet burde inkorporeres. Styret er ellers positive til samarbeidsprosjektet «Protect the Right to Protest» mellom AI Norge og AI Polen.

Vedtak: Styret vedtar å bevilge 550.000 NOK fra Prosjektfondet til samarbeidsprosjektet «Protect the Right to Protest» mellom AI Polen og AI Norge. Det fremlegges en sluttrapport for styret i løpet av 1.kvartal i 2024.

SAK 09/2023 Status Landsmøte 2023 O
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret orienteres om status for arbeidet rundt planleggingen av Landsmøtet 2023.

Styreleder stiller spørsmål til styret om styret ønsker å fremme vedtaksforslag til årets Landsmøte. Det foreslås at styret kan fremme en vedtektsendring på vara-ordningen, som evt vil føre til en endring på regelen om 8 år som makstid som vara- og styremedlem. På grunn av frist for vedtektsendringer må dette fremmes for landsmøte i 2024.

Det foreslås fra styret at regionskontorene bør ta kontakt med medlemmene som var tilstede på regionmøtene for å hjelpe dem med at vedtaksforslagene som ble diskutert der blir sendt inn i tide til fristen.

Det gis et innspill fra styremedlem om det kunne være en idé å lage informasjonsmateriell til medlemmer som gir en introduksjon til Amnesty som organisasjon, og Amnestys medlemsdemokrati.

Dersom det ikke kommer vedtaksforslag på tematikken rasisme, stiller styreleder spørsmål til styret om styret skal sende inn et vedtaksforslag på rasisme.

Vedtak: Styret tar status Landsmøte til orientering.

SAK 10/2023 Regional Forum 2023 O
Sakspapir fra styreleder

Styreleder orienterer kort om agenda for årets Regional Forum. Regional Forum er ikke et beslutningsorgan, men vil fungere forberedende til Global Assembly.

Ved årets Regional Forum vil blant annet funnene fra den interne prosessen rundt håndteringen av pressemeldingen om Ukraina den 04.august presenteres. Det samme gjelder anbefalinger fra arbeidsgruppen om rettferdig fordeling av midler i Amnesty International.

Det er satt opp en frist til 21.04 på å gi innspill til diskusjoner eller workshops som Amnesty International Norge ønsker skal holdes på Global Assembly.

Assisterende generalsekretær informerer styret om at workshops ved Global Assembly har vært oppe til diskusjon i ledergruppen, og det har blitt fremmet forslag om følgende workshops til Global Assembly:

• Demokrati som foretrukket styringsform? – AI Kenya er en interessant seksjon å samarbeide med her.

• Hvordan forholder Amnesty som en bevegelse seg til tematikken rasisme?

• Hvordan forholder Amnesty seg til Kina som en fremvoksende supermakt, og de menneskerettslige dilemmaene det medfører?

Vedtak: Styret tar Regional Forum 2023 til orientering.

SAK 11/2023 Tvetydighet eller tvehendighet? En studie av utfordringer og muligheter for en aktiv medlemsmasse i Amnesty International Norge O Sakspapir fra generalsekretæren

Organisasjonsmedarbeider i Region Øst, Inger Asheim, presenterer sin masteroppgave om utfordringer og muligheter for en aktiv medlemsmasse i Amnesty International Norge, for styret.

Oppgaven er en analyse av AI Norges medlemsmasse og hvilke eksterne og interne faktorer som har vært utslagsgivende i utformingen av AI Norges medlemsdemokrati.

Studien viser at AI Norges medlemsdemokrati kjennetegnes ved en stor medlemsmasse, flat struktur i medlemsdemokratiet, sterk sekretariatsstyring og tydelig mål om å øke antall aktive medlemmer og grupper (som for mange år siden var langt flere enn de er i dag).

En forenklet oppsummering av studiens funn viser at sekretariatet over tid har blitt løskoblet fra medlemsmassen, samtidig som det har foregått en passivisering i medlemsmassen – og hvordan disse to prosessene forsterker hverandre.

Det kommer spørsmål fra et styremedlem om det i studien er skilt mellom sekretariatet i Oslo og regionskontorene. Inger Asheim svarer at dette ikke er differensiert spesifikt i oppgaven og at det derfor ikke er mulig å si noe absolutt om dette.

Det kommer spørsmål fra styret om studien viser at medlemmer gir tilbakemeldinger om dette spenningsforholdet mellom sekretariatet og medlemmene. Inger Asheim svarer at hennes undersøkelse viser at dette kommer tydeligst frem blant medlemmer som har vært medlemmer over lengre tid og dermed har opplevd en endring, mens nye medlemmer i størst grad er kjent med og er fornøyd med den eksisterende arbeidsformen.

Vedtak: Styret tar saken til orientering.

SAK 12/2023 Styrets orientering O

Den internasjonale styrelederen, Dr. Anjhula Mya Singh Bias var nylig på besøk i Norge og fikk av ledergruppen presentert AI Norges arbeid og det prisvinnende arbeidsmiljøet i den norske seksjonen. Den internasjonale styrelederen har i ettertid meldt ifra om et svært positivt møte med både AI Norge og generalsekretæren, til styreleder.

Vedtak: Styret tar saken til orientering.

SAK 13/2023 Eventuelt

Det foreslås fra styret at styremøtet den 15. juni flyttes til onsdag 14 juni.

Styrets alenetid