Protokoll fra styremøte 23. april 2021

Tilstede: Thea Schjødt, Thomas Øvestad, Selma Ahmetagic, Tor Kåpvik, Kjell Johnsen, Siri Gloppen, Anette Bonnevie Wollebæk, Maryam Iqbal Tahir (f.o.m. SAK 35/2021), Maren Susanna Rullestad Arne-Wilhelm Theodorsen, Viktor Johannes Matre og Juni Emilie Baardvik

Tilstede fra sekretariatet: John Peder Egenæs, Bjarte Økland, Sayed Sohaib Karimi, Madyar Samienejad (under SAK 32/2021), Ingvild Gjone Lyberg og Marius Lystad (under SAK 33/2021)

Forfall: Anne Marie Mollén

Møteleder: Thea Schjødt
Protokollfører: Sayed Sohaib Karimi

SAK 29/2021 Dagsorden
Sakspapir fra generalsekretæren

Arne-Wilhelm Theodorsen trer inn som styremedlem når Siri Gloppen må forlate møtet. Maren Rullestad trer in som styremedlem i Anne Marie Mollens fravær. Juni Emilie Baardvik fungerte som styremedlem inntil Maryam Iqbal Tahir sluttet seg til møtet.

Vedtak
Styret vedtar dagsorden.

SAK 30/2021 Protokollsaker
Sakspapir fra generalsekretæren

I etterkant av godkjenning og publisering av protokoll fra forrige styremøte ble det oppdaget en feil i protokollen på SAK 22/2021 som gjaldt prosjektet «Styrking av AI Norges arbeid med aktivisme i regionene». Styreleder opplyste styret om at dette gjelder en korrigering av faktaopplysning som nå er oppdatert på Amnestys nettsider, og krever derfor ikke en ny behandling av protokollen.

Vedtak
Protokoll fra styremøte 18.03.2021 ble godkjent og signert.

SAK 31/2021 Kommende styresaker
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret vedtok å gjennomføre styreseminaret, som foreløpig er planlagt å avholdes fredag 18. juni, fysisk.

Styret vedtok at dersom en fysisk gjennomføring av styreseminaret ikke er mulig på grunn av de gjeldende smittevernbestemmelser i juni, så skal seminaret utsettes til september.

Styreleder skal orientere styret om en endelig beslutning på denne saken i løpet av mai.

Styremedlem, Arne Wilhelm Theodorsen, meldte foreløpig avbud til styreseminar og styremøte 18. og 19. juni.

Styret skal få en orientering om Global Assembly på styremøte i september. Global Assembly skal avholdes 11. og 12. september 2021.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 32/2021 Introduksjon av Madyar Samienejad

Madyar Samienejad, ansatt i Amnesty i Norge som en del av Iran-teamet, presenterte sin bakgrunn og feltet han jobber med i Amnesty. Madyar jobber hovedsakelig mot dødsstraff av mindreårige fanger i iranske fengsler. Han la fram en rekke tall og statistikk om mindreårige fanger i Iran som er blitt drept av myndighetene.

Styret takket Madyar for introduksjon av seg selv og sitt viktige menneskerettighetsarbeid.

SAK 33/2021 Orientering om prosjektet næringsliv og store givere
Muntlig orientering ved Partneransvarlig, Marius Lystad

Styreleder ga en rask orientering om bakgrunnen for denne saken.

Inntektene på denne posten har over flere år ligget under budsjett. Det var grunnen til at det daværende styret i juni 2020 ba om en ekstern evaluering av arbeidet som ble lagt fram for styret i oktober 2020. På bakgrunn av evalueringen ble det igangsatt en rekke tiltak.

Partneransvarlig ved AI Norge, Marius Lystad, deltok på dette styremøtet for å presentere den nåværende status på, og fremtiden for arbeidet med dette prosjektet.

I sin presentasjon la Marius vekt på to hovedmål; 1) innsikt i hvorfor organisering av program er veien å gå for å øke inntekter fra målgruppen. 2) skape engasjement hos styret slik at styret kan se enda nærmere på dette prosjektet.

Den eksterne evalueringen pekte blant annet på organisering av programmer som et viktig veivalg. Marius pekte på flere av de begrunnelsene som ble gitt i evalueringen og gikk inn på hvordan det er planlagt å løse programorganisering rettet mot følgende områder:

1. Filantropi
2. Stiftelser og fond
3. Program for ansvarlig næringsliv

Filantropi
«Be there»-programmet er det eneste programmet fra det internasjonale sekretariatet som kan gi tilstrekkelig leveranse på en profesjonell måte.

«Be there»-programmet samler Amnestys aktiviteter innen kriseetterforskning og arbeidet for mennesker på flukt. Dette programmet innfrir per i dag positivt på resultater og kommunikasjon.

For AI Norge er det en mulighet for tettere samarbeid med AI Danmark rundt dette programmet.

Programmets mål for 2021 er 300 000 kr, noe som blant annet skyldes nedprioritering av programmet grunnet behov for større fokus på ansvarlig næringsliv.

Stiftelser og fond
Den eksterne evalueringen påpekte at for å lykkes med arbeidet med stiftelser og fond kreves det kompetanse. Det er allerede gjort flere grep i de ulike avdelingene og det arbeidet fortsetter.

Det er nylig blitt gjennomført en analyse av hvilke norske stiftelser som vurderes som aktuelle å søke midler fra. Resultatet av analysen viste at 28 av 6 558 norske stiftelser er aktuelle.

Det ble understreket at søk om midler forutsetter at AI Norge igangsetter prosjekter. Det må leveres prosjektsøknader og rapportering av arbeidet med prosjektene. Jo større donasjonene er desto strengere krav stilles det til rapportering.

Marius påpekte også et stort potensial til å søke om midler fra offentlige fond og EU-midler særlig knyttet til menneskerettighetsundervisningsprosjekter. I tillegg vil EU-midler åpne muligheter for større internasjonalt samarbeid.

Program for ansvarlig næringsliv
Det jobbes med å legge rammer for Amnesty i Norges første program for ansvarlig næringsliv gjennom en metodisk modell. Denne modellen handler om å vite hvordan alt fra arbeidet med sportsvasking, Oljefondet, åpenhetsloven, etiske batterier, kompetansehevende samarbeid og e-læringskurs faktisk handler om å jobbe for et ansvarlig næringsliv.

Det langsiktige målet med denne modellen er at næringslivet skal være uten offer for menneskerettighetsbrudd.

Arbeidet er midt i oppstart per i dag og det planlegges for å definere overordnede mål med endringsteorier. I dette arbeidet skal ansatte involveres, det skal settes felles budsjett og rapporteringsrutiner. I tillegg skal partnere involveres for innspill. Videre ble det nevnt at samarbeid om prosjektet er avtalt med ulike partnere.

Tidsplan tilsier at det skal gjøres internt arbeid i første halvår. Lansering av programmet skal foregå i tredje kvartal, mens rapportering skal skje i fjerde kvartal.

Videre ga Marius en kort status på arbeidet med prosjektet per april.

• Innsalg om e-læringskurs starter fra august.
• Avtale og/eller dialog med Hydro, Telenor, DOF, ASA og Hjort om e-læringskurs og program.
• Dialog med Stormberg om program, og konkret om netthets.
• Dialog med et eiendomsselskap om en potensiell kostnadsfri husleieavtale.
• Elkem med positive signaler sist uke.

Avslutningsvis nevnte Marius at det er ønskelig med regelmessig erfaringsutveksling og forventningsavklaring med styret.

Han oppfordret medlemmer av styret til å være ambassadører og døråpnere, og forespurte derfor en egen referansegruppe i styret for dette prosjektet.

Styret spurte om inntektene fra dette prosjektet som man ser for seg å frembringe er tenkt å dekke dette programarbeidet eller skal inntektene bidra til generell inntekt til AI Norge. Marius svarte at inntekter fra næringsliv er sjelden øremerket, mens inntektene fra stiftelser og fond er øremerket prosjekter. De prosjektene som legges i programmet og de langsiktige ambisjonene tilknyttet de, har også et langsiktig mål om å øke inntekter fra eksterne parter.

Styret nevnte at tidsmessig er det en god strategi å begynne med et konkret e-læringstilbud i næringslivet.

Styret nedsatte Anette Bonnevie Wollebæk, Tor Kåpvik, Viktor Johannes Matre og Kjell Johnsen som styrets referansegruppe for dette prosjektet.

Avslutningsvis takket styret Marius for orienteringen og nevnte at de vil følge videre med på prosjektet.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 34/2021 Generalsekretærens orientering
Muntlig orientering v/generalsekretæren

Generalsekretæren orienterte styret om utviklingen knyttet til Navalnyj-saken og definisjonen av begrepet samvittighetsfange som Amnesty International først hadde gitt han, men som senere ble trukket. Da den nye generalsekretæren ved Amnesty International, Agnes Callamard, tiltrådte i sin rolle, ble det avgjort at Navalnys status skulle vurderes på nytt.

Videre orienterte generalsekretæren om to nyhetsartikler som har avdekket rasisme i Amnesty-seksjonene AI Canada og AI UK. Dette kommer som et resultat av at disse seksjonene har aktivt jobbet med denne problemstillingen og har tatt tak i den.

Det er fokus på denne problemstillingen internasjonalt og alle Amnesty-seksjoner er sterkt oppfordret til å igangsette et granskings- og endringsarbeid både knyttet til strukturell rasisme og også knyttet til åpenbare konkrete rasistiske hendelser.

AI Norge skal i første omgang bli mye mer bevisst på, og få opplæring i disse problemstillingene. Organisasjonen er i kontakt med andre seksjoner som allerede jobber med denne saken.

Generalsekretæren understreket at i motsetning til andre seksjoner har AI Norge per i dag ikke hatt rasismerelaterte varsler.

Styret spurte om det er tenkt å involvere eksterne. Generalsekretæren svarte at tanken er å involvere eksterne, men erfaringer fra andre seksjoner som har vært gjennom denne prosessen viser at det er viktig å bruke riktige personer i den eksterne posisjonen.

Styret ga innspill til at det også er viktig og naturlig å involvere medlemmer og styret i dette arbeidet.

Avslutningsvis fortalte generalsekretæren om arbeidet med fotball i Qatar som er i full gang og er blitt større enn opprinnelig planlagt. Oppmerksomheten rundt dette arbeidet i mediene er blitt mer enn antatt.

SAK 35/2021 Første kvartalsregnskap 2021
Sakspapir fra generalsekretæren

Økonomi- og administrasjonssjef presenterte første kvartalsregnskap.

Første kvartal har forløpt med store restriksjoner i samfunnet, noe som også har ført til restriksjoner i AI Norges aktiviteter. Effektene av situasjonen gjenspeiles mest på kostnadssiden. Det er ingen store effekter på inntektssiden. Samlet sett ligger organisasjonen godt an med en god likviditet.

Inntekter ligger noe under budsjett, som hovedsakelig skyldes to spesifikke grunner:

• Det første er medlemsinntekter som er blitt forsinket grunnet innkreving av årskontingent. Det andre er at det ikke har kommet nye kjente arveoppgjør i første kvartal. Etter korrigering på de sakene, er avviket relativt mindre på inntektssiden.
• På kostnadssiden har AI Norge et ganske betydelig underforbruk i løpet av første kvartal som er fordelt på mange ulike poster. Avviket ligger totalt på 3,6 mill. kr. En del av det er knyttet til markedskampanjer, men ekstern verving ligger over budsjett.

Det er blitt gjennomført en prosess for å indentifisere nye tiltak som kan iverksettes raskt, men per nå foreligger det få prosjekter som er klare.

Resultatet er 0,7 mill. kr bedre enn budsjett.

Videre gikk økonomi- og administrasjonssjefen inn på hva disse tallene betyr for prognosen for resten av året.

Når det gjelder kostnader så legges det til grunn for at med unntak av markedssiden så vil underforbruket være synlig gjennom hele året slik at de andre kvartalene vil være på budsjett, men at det som ikke ble brukt i første kvartal ikke kunne tas igjen.

Dette gir også et utslag i kontingent slik at AI Norges oppdaterte prognose på årsresultatet etter første kvartal er 4,3 mill. kr, noe som er ca. 1 mill. kr mer enn opprinnelig budsjettert.

Fri likviditet pr 31. mars er på 68,8 mill. kr. Av dette er 33,5 mill. kr i fond.

Styret påpekte problemet med underforbruk som har vart i flere år og spurte om det er blitt gjort et systematisk arbeid for å avdekke bakenforliggende årsaker til det. Økonomi- og administrasjonssjefen svarte at det er jobbet med dette spesielt i budsjettprosessen. En av hovedteoriene er at det brukes mindre midler til prosjekter enn det som er budsjettert. Fra høsten 2021 skal det jobbes etter et nytt rammeverk for budsjettering.

I forbindelse med styreseminaret i juni (eller i september) skal styret få en gjennomgang av AI Norges økonomi.

Maryam Iqbal Tahir deltok i styremøtet fra og med denne saken.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 36/2021 Første kvartalsrapport 2021
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren forespurte tilbakemeldinger fra styret knyttet til forelagt første kvartalsrapport og AI Norges KPIer (viktige nøkkeltall).

Styret ga ros til KPIene og påpekte at de også er nyttig for sekretariatet.

Styret stilte spørsmål om to brudd på arbeidsmiljøloven (AML) som er nevnt i KPIene. Økonomi- og administrasjonssjefen forklarte at det er snakk om brudd på AMLs bestemmelser om arbeidstid knyttet til to ansatte i sekretariatet. Videre orienterte han om at det er blitt etablert nye automatiske varslingsrutiner på dette gjennom organisasjonens timeregistreringssystem.

Styret stilte også spørsmål om det alvorlige driftsavbruddet i IT-systemet som er nevnt i KPIene. Generalsekretæren fortalte at en fysisk brann i Strasbourg medførte tap av data lagret av AI Norge i serverne. Han understreket at dette ikke har rammet virksomhetskritiske data.

Avslutningsvis ga styret sekretariatet ros for godt arbeid og gode resultater knyttet til første kvartalsrapporten.

Vedtak
Styret tar kvartalsrapporten til orientering.

SAK 37/2021 Husleieavtale
Sakspapir fra generalsekretæren

På styremøte i mars ble styret orientert om et tilbud om en husleieavtale som AI Norge har fått av et eiendomsselskap. Under dette styremøtet orienterte generalsekretæren styret om sekretariatets arbeid knyttet til denne mulige avtalen.

Det er nedsatt en gruppe fra sekretariatet som har igangsatt en intern screening av det selskapet og bedriftens underselskaper. Gruppen har gjennomført et møte med selskapets kommunikasjons- og økonomisjef. I tillegg har revisjonsselskapet BDO fått i oppdrag å foreta en formell aktsomhetsvurdering. Ettersom det foreløpig foreligger bare en midlertidig rapport, kan ikke sekretariatet komme med noen anbefalinger til styret knyttet til denne saken.

AI Norge har mottatt de første skissene, men det foreligger per nå ikke en konkret kontrakt.

Generalsekretæren påpekte at sekretariatet muligens vil be styret om et ekstraordinært ettsaksstyremøte dersom AI Norges screening og aktsomhetsvurdering viser gode resultater.

Styret nevnte at det ser fram til å gå gjennom resultatet av aktsomhetsvurderingen.

Styret spurte om det er noen motytelser til denne avtalen. Generalsekretæren svarte at til nå har enigheten vært at det ikke skal være noen motytelser.

Videre ble det stilt spørsmål rundt AI Norges behov for nye lokaler. Generalsekretæren svarte at det først og fremst er den økonomiske gevinsten av at avtalen er kostnadsfri som er attraktiv.

Styret støttet arbeidet med screening av selskapet og ga innspill til at et av fokusene bør være på hva AI Norge potensielt kan tape på omdømme.

Saken blir fremlagt for styret når aktsomhetsvurderingen er gjennomført. Saken skal også behandles internasjonalt grunnet dens størrelse.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 38/2021 Orientering om Amnesty International sin ungdomsstrategi
Presentasjon ved Selma Ahmetagic

Selma Ahmetagic presenterte ungdomsstrategien. Hun gikk inn på prosessen for utarbeidelsen av den, samt viktigheten av strategien sett fra Amnesty International sin helhetlige målsetting knyttet til ungdom.

Videre gikk hun kort inn på ulike elementer og resultat av ungdomsstrategien 2017-2020.

Hun trakk fram de tre målene med ungdomsstrategien. Disse er:

1. Ungdoms synspunkter skal være en sentral del av Amnesty International sitt arbeid.
2. Ungdom skal aktivt delta på alle nivåer innad i Amnesty International.
3. Ungdom må utgjøre en tredjedel av støttespillerne til Amnesty International.

Hun redegjorde for status på hva som er oppnådd og ikke oppnådd under de tre nevnte målsettingene.

Hun viste en overordnet «veikart» for den nåværende ungdomsstrategien og orienterte om prosessen for den. Per i dag er strategien i del to av konsultasjon.

Styret påpekte at det er mange målsettinger i denne strategien som omfatter også andre enn bare ungdom.

Styreleder la til at prosessen for ungdomsstrategien går parallelt med internasjonal strategi og at det derfor er viktig å påpeke at den bør tas opp på kommende Global Assembly.

Styret takket Selma for presentasjonen.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 39/2021 Forberedelser til Landsmøte 2021
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret fikk en rask gjennomgang av deres oppgaver under landsmøtet og programmet for møtet.

Styret fikk også en rask gjennomgang av voteringssystemet.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 40/2021 Styrets orientering

Styreleder ga oppdateringer på en rekke internasjonale saker.

Den internasjonale styrelederen, Sara Beamish, har fratrådt sin rolle. Styreleder i AI Norge har sendt en avskjedsmelding til henne og takket henne for hennes arbeid.

PrepCom, som er forberedelseskomiteen til Global Assembly, har gått gjennom alle innkomne endringsforslag fra alle seksjoner til den internasjonale strategien og gitt sin innstiling til forslagene. AI Norge sendte inn tre forslag. Forslaget om færre regionmøter og mer digitale møter, som AI Norge sendte sammen med AI Finland, er blitt godkjent. De to andre forslagene, som omhandlet direktevalg på styreleder og å gjøre innfasing av nye områder i strategien avhengig av økonomisk vekst, er begge innstilt avvist av PrepCom. AI Norge har godkjent innstillingen knyttet til innfasing av nye områder, men har anket innstillingen til forslaget om direktevalg på styreleder. Det vil være opp til de andre seksjonene å vurdere om dette forslaget skal behandles eller ikke.

Etter diskusjon blant styret og med medlemmer, stilte AI Norge seg bak to forslag fremmet av andre seksjoner som omhandlet en ytterligere klargjøring av policybegreper samt forslag om fleksibilitet i 80/20-fordelingen. PrepCom har innstilt det førstnevnte forslaget som godkjent, mens det sistnevnte er avvist.

Styreleder, generalsekretær og Selma Ahmetagic skal delta på regionale møter i forkant av Global Assembly.

Styremedlem, Maryam Iqbal Tahir, orienterte styret om at hun har søkt om permisjon i foreløpig 4 måneder fra sitt verv i styret grunnet fokus på en bok hun planlegger å skrive.

SAK 41/2021 Eventuelt

Det forekom ingen saker under eventuelt.

Styrets alenetid