Protokoll fra styremøte 21. oktober 2021

Til stede: Thea Schjødt, Thomas Øvestad, Tor Kåpvik, Kjell Johnsen, Anette Bonnevie Wollebæk, Maryam Iqbal Tahir, Juni Emilie Baardvik, Anne Marie Mollén, Selma Ahmetagic, Henriette Nielsen og Maren Susanna Rullestad (observatør)

Forfall: Arne Wilhelm Theodorsen

Til stede fra sekretariatet: John Peder Egenæs, Sayed Sohaib Karimi, Bjarte Økland, Katinka Asplin (under SAK 75/2021) og Amnesty gruppe 48 v/Marie Sleveland & Line Egeland (under SAK 73/2021)

Møteleder: Thea Schjødt
Protokollfører: Sayed Sohaib Karimi

SAK 70/2021 Dagsorden
Sakspapir fra generalsekretæren

I fravær av 1. vara, Arne Wilhelm Theodorsen, trer 3. vara, Henriette Nielsen, inn som ordinært styremedlem.

Styret vedtok å behandle henholdsvis SAK 75/2021 og SAK 73/2021 etter SAK 72/2021.

Vedtak:
Styret vedtar dagsorden.

SAK 71/2021 Protokollsaker
Sakspapir fra generalsekretæren

Vedtak:
Protokoll fra styremøte 16.09.2021 ble godkjent og signert elektronisk.

SAK 72/2021 Kommende styresaker
Sakspapir fra generalsekretæren

På styremøte 16. desember skal styret gjennomgå årets styrets egenevaluering. En spørreundersøkelse knyttet til denne evalueringen vil bli sendt til styret i etterkant av dette styremøtet.

Vedtak:
Styret tar saken til orientering.

SAK 73/2021 Oppfølging av livsløpsmedlemskap med Amnesty gruppe 48

Amnesty gruppe 48 deltok på dette styremøtet for å snakke nærmere med styret om hvordan styret skal konkretisere oppfølging av livsløpsmedlemskap som ble vedtatt på landsmøte 2021.

I sin presentasjon gikk de innledningsvis inn på bakgrunn for sitt vedtaksforslag. De trakk fram blant annet følgende argumenter:

• AIN mister mange medlemmer i overgangsfaser, spesielt etter endt studietid.
  
• Stadig rekruttering av nye medlemmer er ressurskrevende.
  
• AIN mister mye kompetanse når medlemmer forsvinner eller blir inaktive.
  
• Negativt for medlemsdemokratiet når medlemmer forsvinner.

Videre la de fram en rekke forslag til tiltak knyttet til dette vedtaksforslaget:

• Satsingen på livsløpsmedlemskap må konkretiseres og operasjonaliseres. Det må eies av AIN. Amnesty må være tydelig på at aktivister i alle aldre og livsfaser er ønsket og en verdifull og verdsatt del av organisasjonen.
  
• Alle Amnestys aktiviteter passer for livsløpsmedlemskap, men enkelte aktiviteter underkommuniseres til fordel for de store strategiske satsingene.
  
• Amnesty har lagt til rette for å delta i grupper. Dette må kommuniseres tydeligere, det er mer forpliktende, utviklende og sosialt enn å være medlem alene.
  
• Medlemsregisteret må være oppdatert slik at regionskontorene kan samsvare grupper og medlemmer med like interesser.
• CRM-systemet kan antagelig også benyttes enda mer aktivt for å få målrettet informasjon mot utvalgte grupper.

Styret ønsket presisering fra gruppen på om det de sikter mer på er gruppemedlemskap. Gruppe 48 svarte at fokuset primært ikke bare er gruppemedlemskap, men også å gi medlemmer mulighet til ulike alternativer til ulike faser i livet. De argumenterte for at AIN har mange gode eksisterende aktiviteter, men at det må kommuniseres tydeligere med disse slik at mennesker i ulike faser av livet innser at AIN har noe å tilby. Det handler ikke så mye om å lage nye aktiviteter, men heller om tydeligere kommunikasjon og markedsføring rundt de eksisterende alternativer i ulike livsfaser. De la til at CRM-systemer har slike funksjoner som AIN kan benytte seg mer effektivt av.

Styret ga innspill til potensielt fokus på engasjement hos personer i ulike livsfaser fremfor fokus på begrepet medlemskap.

Generalsekretæren nevnte at han i samarbeid med AINs CRM-ansvarlige vil se nærmere på hvilke muligheter CRM-systemet gir.

Styret ga innspill til forankring av livsløpsmedlemskapet i aktivistportalen. Styret ga tilbakemelding om at det var nyttig med innspill knyttet til å forebygge frafall. Styret takket gruppe 48 for deres presentasjon.

SAK 74/2021 Generalsekretærens orientering
Muntlig orientering ved generalsekretæren

Generalsekretæren orienterte om en rekke forslag knyttet til ulike områder AIN har sendt til den nye regjeringsplattformen.

• Blant annet har den nye regjeringen gitt løfte om at samtykkelov skal innføres.
  
• Prosjektene ytringsfrihet og netthets er ikke fullt innfridd, men går i den retningen AIN har ønsket.
  
• Åpenhetsloven skal være virksom fra våren 2022.
  
• Når det gjelder mennesker på flukt er AIN misfornøyd med to ting. 1) midlertidighet og 2) benytte seg mer av trygge land utenfor EU.
  
• Oljefond er ikke mye nevnt i plattformen så arbeid knyttet til dette området fortsetter.
  
• Autonome våpen skal det ses nærmere på.
  
• CRPD skal inkorporeres i norsk lov.

Videre informerte han at AIN har sendt forespørsler til møter med en rekke statsråder knyttet til disse områdene.

Han ga også en orientering om AINs arbeid med søknad til TV-aksjonen. Dette er et samarbeid med kontoret i London. Det skal utarbeides et forslag til søknadstekst før det tas over av AIN før endelig utsendelse.

I etterkant av maktovertakelsen i Afghanistan innførte AIN en innsamlingsaksjon knyttet til situasjonen i landet som resulterte i at det ble samlet inn 1,2 mill. kr. Bidraget ble sendt til Relief Fund som bidrag til den humanitære bistanden til interne fordrevne flyktninger.

Pusteromsby for menneskerettigheter er et prosjekt som AIN sammen med Det norske menneskerettighetsfondet, Helsingforskomiteen og Raftostiftelsen har initiert og presentert for Oslo kommune for samarbeid. Arbeidet med dette fortsetter utover vinteren og inn i det nye året.

Arbeidet med OL i Beijing er i gang. AIN har fått utøverne til å ta et standpunkt sammen med organisasjonen. Det planlegges både for fysiske og digitale aktiviteter. Det er planlagt for noen seminarer knyttet til denne kampanjen.

Styret spurte hvordan AIN har tenkt å følge opp og sikre at CRPD-saken i norsk lovverk faktisk prioriteres og gjennomføres. Generalsekretæren svarte at sekretariatet kommer til å følge opp denne saken, men at han på nåværende øyeblikk ikke kan si noe om de konkrete planene for hvordan dette skal gjøres.

SAK 75/2021 Tredje kvartalsrapport 2021
Sakspapir fra generalsekretæren

Som en del av framleggelsen av tredje kvartalsrapport presenterte AINs fungerende Medlems- og organisasjonssjef en kvalitativ vurdering av effekten av AINs menneskerettspolitiske påvirkningsarbeid.

Hun nevnte at målet er å øke forståelsen av AINs påvirkningsgrad. I sin presentasjon brukte hun en rekke kampanjer/påvirkningsløp 2020/21, nemlig MR-lov for næringsliv, åpenhetsloven, G20-kampanje og Oljefondet som eksempler på å vise hvilke resultater AIN har oppnådd.

• Åpenhetsloven ble vedtatt i juni 2021.
• Samtykkelov i Hurdalsplattformen oktober 2021.
• Menneskerettighetsaktivistene Lojain al-Hathloul, Samar Badawi og Nassima al-Sada ble løslatt fra fengsel.
• Den etiske forvaltningen av Oljefondet ble styrket.

Videre i sin presentasjon gikk hun på noen av AINs viktigste suksesskriterier knyttet til politisk dialog, arbeid med mobilisering rundt de ulike kampanjene samt kommunikasjon med ulike aktører og målgrupper.

Styret spurte hvor bevisste sekretariatet er med sin timing på når saker skal behandles. Fungerende Medlems- og organisasjonssjef svarte at vi er veldig bevisste, men i mange tilfeller vet vi ikke og går ut fra kunnskapsbasert synsing. Generalsekretæren la til at gode kontakter i det politiske miljøet hjelper med timingen.

Styret spurte om AIN samarbeider med andre organisasjoner. Medlems- og organisasjonssjefen svarte vi søker absolutt å samarbeide der hvor det er relevant og trakk fram alliansen knyttet til MR-lov for ansvarlig næringsliv (KAN) som et eksempel med mål om å snakke med en samlet stemme.

Styret spurte om dette arbeidet gjennomføres systematisk. Det ble besvart at de politiske kampanjene kontinuerlig evalueres for å heve nivået på evalueringene med fokus på påvirkningsløp.

Styret takket Medlems- og organisasjonssjefen for presentasjonen.

Tredje kvartalsrapport:

Generalsekretæren åpnet for spørsmål knyttet til tredje kvartalsrapporten.

Styret nevnte at rapporten er tydelig og oversiktlig.

AINs KPIer:

Generalsekretæren trakk fram følgende områder i KPIene:

• Sekretariatet har ikke oppnådd sine mål med politiske aktører, men har likevel hatt flere møter enn tidligere.
• Når det gjelder lokalt MR-arbeid så foregår aktivitetene i henhold til planen. Målet om totalt 79 grupper vil ikke kunne oppnås, men når det gjelder Landsmøtets mål om 5 prosent økning er vi i henhold til planen.
• Vi nådde ikke målet med antall deltakere på landsmøte, men vi jobber for å oppnå det målet i 2022.
• Vi har ikke nådd målet om 149 mill. kr inntekter. Vi har fremdeles utfordringer med underforbruk.
• Vi er i henhold til planen knyttet til bedriftsstøtte.
• Arv og testamenter er noe som ikke kan periodiseres, men heller rapporteres i årsrapport 2021.
• I forhold til sykefravær er det et mål om å ikke gå over 4%. Sykefraværet har hittil i år kommet ned til 5,7% og i inneværende rapport på 4,6%.

Vedtak:
Styret tar saken til orientering.

SAK 76/2021 Rapport om omdømmehåndtering av mulig næringslivssamarbeid
Sakspapir fra generalsekretæren

Denne rapporten er blitt laget i ledergruppen. Bakgrunnen for rapporten er både diskusjonen i styret, aktsomhetsvurdering, møter med ansatte og eiendomsselskapet.

Dokumentet er levende, og det kan skje ulike endringer. Dokumentet er nå framlagt for styret for å få innspill og tilbakemeldinger.

Arne Wilhelm har allerede sendt sitt innspill på e-post der han har sagt følgende:

Styrets oppgave er å se til at det er god saksbehandling, og det er noe annet å enn å gjøre de nødvendige utredninger som skal ligge til grunn. I denne saken vil jeg derfor ikke mene noe som helst om vektingen og vurderingen av de ulike punktene i «omdømmematrisen». Derimot savner jeg i saksdokumentet en nærmere redegjørelse for metodikken bak dette; hvordan er man kommet fram til punktene, hvordan er vurderingene gjort, hvem har foretatt vurderingene, har de ansatte vært godt involvert (både formelt og reelt) i vurderingene. Å dokumentere denne «metodikken bak metodikken» tror jeg vil styrke grunnlaget for et godt styrevedtak.

Så er det ett punkt som jeg savner: hvilken risiko er det for at media vil borre i dette, og hvilken risiko er det at dette kan forplante seg til mobilisering/kampanjer i SoMe, også utenom vår medlemsmasse? Nå har jeg ingen formening om hva vektingen av dette kan være, hverken når det gjelder omdømmebelastning eller risiko, men jeg tror det kan vært lurt å ta dette med i vurderingen.

Styret spurte hvordan fremdriften er per i dag. Generalsekretæren svarte at det jobbes med å få inn klausulen om at dersom AIN finner MR-brudd så kan AIN både gå ut offentlig med det og umiddelbart trekke seg ut av kontrakten.

På styremøte i desember skal styret få framlagt aktsomhetsvurdering samt andre underlag knyttet til denne prosessen.

Det ble spurt blant styret om det er en mulighet for at en tredjepart kan se nærmere på de risikovurderingene. I tillegg ble det spurt om det er det blitt snakket nok med andre seksjoner og medlemmene om prosessen. Generalsekretæren svarte at både de ulike seksjonene og det internasjonale sekretariatet er informert om prosessen. Det er ikke blitt snakket med medlemmene siden de ikke er med i slike beslutningsprosesser, men det er planlagt et kommunikasjonsløp til medlemmer.

Styret kommenterte at de må ta diskusjonen om de ulike risikoene når de kommer til vedtaksfasen av denne saken.

Styret spurte hva eiendomsselskapet ønsker ut av denne avtalen. Generalsekretæren svarte at de svarte sist gang at de ikke har noen kommunikasjonsstrategi på dette feltet. I deres kvartalsrapport er det nevnt om samarbeid med SOS Barnebyer. Videre ble det spurt om AIN vet at eiendomsselskapet kommer til å bruke AINs logo på samme måte som SOS Barnebyer i kommunikasjon med investorer. Generalsekretæren svarte at det er klart at det er positivt for eiendomsselskapet at AIN har sine kontorer i deres lokaler.

Ansattes styrerepresentant la fram en rekke punkter som er spilt inn fra ansatte i AIN:

• Company washing må inkluderes.
• Det må være en risikovurdering knyttet til exit-strategi.
• Aktivistene som også skal bruke lokalene ikke er inkludert i risikovurderingen. Det er stort sett fokus på risikoer knyttet til mediene.
• Risikoen knyttet til unge på boligmarkedet og deres utfordringer og erfaringer knyttet til eiendomsselskapet må adresseres bedre i risikovurderingen av denne saken.
• Lokalenes luksuspreg og hvordan det vil oppfattes blant medlemmer og aktivister må tas i betraktning.

En oppdatert versjon av dette dokumentet og eventuelle andre dokumenter framlegges for styret på neste styremøtet.

Vedtak:
Styret tar saken til orientering, og ber generalsekretæren innarbeide styrets forslag.

SAK 77/2021 Status økonomi pr tredje kvartal 2021
Sakspapir fra generalsekretæren

Økonomi- og administrasjonssjefen presenterte hovedpunkter i økonomi pr tredje kvartal 2021.

• Slutt på restriksjoner, nærmer seg normalt aktivitetsnivå. Dette kan også ses på kostnadssiden.
• Inntektene følger samme utvikling som tidligere i år.
• Kostnadene er under budsjett i september, men har samlet sett de siste månedene tatt igjen en del av underforbruket i budsjettet.

Inntekter i september var på budsjett, delvis hjulpet av midler som skal videresendes til det internasjonale sekretariatet (innsamling til Afghanistan).

Totale inntekter er på 103,4 mill. kr.

Ekstern fundraising ligger under budsjett måned for måned og reduserer det store overforbruket fra tidligere i år.

Kostnadene er på 1,9 mill. kr over budsjett.

Pr september er resultatet på 1,5 mill. kr. Budsjettet var på 3,2 mill. kr.

Når det gjelder prognose er resultat pr 3. kvartal med utgangspunkt i hvor vi står pr utgangen av september, noe som er 1,531 mill. kr.

Generalsekretæren redegjorde for hvordan bevilgningen styret ga til Iran Human Rights ble fulgt opp.

Investeringer:

• Prosjektet knyttet til nytt CRM- og økonomisystem er fremdriftsmessig i henhold til plan.
• Det er pr september belastet 4,7 mill. kr i prosjektet.

Plasseringer og avkastning:

• Av samlet likviditet på 66,9 mill. kr er 43,7 mill. kr plassert i fond.

Styret takket Økonomi- og administrasjonssjefen for presentasjonen.

Vedtak:
Styret tar saken til orientering.

SAK 78/2021 Ramme for handlingsplan 2022
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren åpnet for spørsmål, kommentarer eller eventuelle innspill.

Styret nevnte at Amnesty Youth har et 8-årig plan for å sikre netthets mot unge og spurte om dette skal det være en del av AINs strategi. Generalsekretæren svarte at han ikke har kjennskap til programmet, men skal undersøke det nærmere med de relevante personene.

På spørsmål fra styret om inkorporering av ungdomsstrategien i AINs strategi, svarte Generalsekretæren at den skal inkorporeres i strategien.

Styret ga innspill til å øke mangfoldet i medlemsmassen og nevnte at det kan også snakkes om utdanningsbakgrunn. Det er hyret inn et konsulentbyrå til å kartlegge AINs muligheter til å forbedre mangfoldet internt i organisasjonen. Inkludert i den kartleggingen er sosial bakgrunn som tar med seg utdanning.

Styret etterspurte oppfølging av CRPD-saken inn i norsk lovverk inn i ramme for handlingsplan for 2022. Generalsekretæren svarte at dette skal inkluderes i den endelige versjonen av handlingsplan 2022 som skal framlegges på styremøte i desember.

Styret ba om at det blir vist til livsløpsmedlemskap i avsnittet om «godt voksne» medlemmer.

Vedtak:
Styret tar rammen for handlingsplanen 2022 til orientering. Styret ber generalsekretæren innarbeide deres forslag i den endelige handlingsplanen for 2022, som legges fram for styret i desember 2021.

SAK 79/2021 Status Organisasjonsutvalgets arbeid med økt medlemsdeltakelse
Sakspapir fra Organisasjonsutvalget

Styrets Organisasjonsutvalg la fram forslag til mandat for arbeid med økt medlemsdeltakelse.

På spørsmål fra styret om arbeidet krever et budsjett, svarte utvalget det ikke er noe behov for det pr i dag.

Organisasjonsutvalget nevnte at de ikke har skissert en tidsplan fordi det avhenger av utfallet av møteplassene.

Organisasjonsutvalget settes i kontakt med sekretærer fra sekretariatet for videre arbeid med mandatet.

Vedtak:
Styret vedtar det vedlagte forslaget til mandat for Organisasjonsutvalgets arbeid med ‘Evaluering og videreutvikling av deltakelse i AI Norges demokratiske beslutninger.

SAK 80/2021 Planlegging av landsmøte 2022
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren forklarte hvorfor AINs ledelse har foreslått slagordet i AINs merkevareplattform, «The power of you», som overordnet tema for landsmøte 2022.

Til tross for at dette var temaet også for forrige landsmøtet, så ble det ikke godt nok markedsført for medlemmene og reflektert godt nok i innholdet i programmet.

Generalsekretæren hadde forespurt styret om å fordele styremedlemmene til en rekke arbeidsoppgaver knyttet til landsmøte.

Styret vedtok følgende fordeling:

Styrets referansegruppe til landsmøtet

• Maryam Iqbal Tahir
• Viktor Johannes Matre
• Henriette Nielsen.

Redaksjonskomité

• Anette Bonnevie Wollebæk
• Kjell Johnsen

Nominasjonskomité til Amnesty-prisen

• Thomas Øvestad
• En representant for student/ungdom-grupper utenfor styret
• To eksterne personer
• Sekretær fra AINs sekretariat

Styret vedtok å opprette arbeidsgruppe økonomi, menneskerettigheter og organisasjon på landsmøte.

Vedtak:
1: Styret vedtar ‘The Power of You’ som overordnet tema for Landsmøtet 2022.

2: Styret utnevner Maryam Tahir Iqbal, Viktor Johannes Matre og Henriette Nielsen til styrets referansegruppe for Landsmøtet 2022.

3: Styret oppnevner Anette Bonnevie Wollebæk og Kjell Johnsen til å sitte i Redaksjonskomiteen for Landsmøtet 2022.

4: Styret oppretter følgende arbeidsgrupper til Landsmøtet 2022: økonomi, menneskerettigheter og organisasjon.

SAK 81/2021 Valg av nominasjonskomite for Amnestypris 2022
Sakspapir fra generalsekretæren

Når det gjelder nominasjonskomite for Amnestypris, har praksisen vært at det er blitt utnevnt et styremedlem, en student fra Amnesty-grupper og to eksterne medlemmer.

Styret utnevnte Thomas Øvestad som representant fra styret i nominasjonskomiteen.

Styret vedtok at generalsekretær utnevner to eksterne medlemmer og en student i komiteen og deretter informerer styret om resultatet.

Det skal oppnevnes en sekretær fra sekretariatet som bistår med den praktiske delen av prosessen.

Vedtak:
Styret oppnevner Thomas Øvestad som styrets medlem av nominasjonskomiteen til Amnestyprisen 2022.

SAK 82/2021 Styreansvarsforsikring
Sakspapir fra generalsekretæren

Økonomi- og administrasjonssjefen la fram et forslag til styreansvarsforsikring og ga en forklaring til denne.

Et styremedlem er pr definisjon ansvarlig for eventuelle økonomiske tap eller problemer som vedtas av styret. I slike tilfeller vil en slik styreansvarsforsikring kunne beskytte styremedlemmet mot de eventuelle problemene.

Etter en gjennomgående diskusjon ble styret enige om at en slik forsikring er nyttig og viktig å ha.

Vedtak:
Styret ber generalsekretæren om å tegne en styreansvarsforsikring.

SAK 83/2021 Styrets orientering

Juni Emilie Baardvik orienterte om hennes deltakelse på studentsamlingen hvor hun blant annet snakket om hennes rolle i styret. Hun nevnte at hun skal være med å lage aktivisthåndboka som hun senere skal dele med styret.

Thea orienterte om hennes deltakelse på gruppeledersamling.

John Peder orienterte om Inspire Change som skal avholdes 21. november 2021. Thea-Celine Krantz Andersen er AINs kandidat til å holde innlegg på dette arrangementet. Han oppfordret styret til å delta på dette arrangement. Arrangementet streames også online.

SAK 84/2021 Eventuelt

Det forekom ingen saker under eventuelt.

Styrets alenetid