Protokoll fra styremøte 20. juni 2019

Tilstede: Kjetil Haanes, Thea Schjødt, Kjell Johnsen, Tor-Hugne Olsen, Tonje Hellevig, Tor Kåpvik, Siri Gloppen, Selma Ahmetagic, Anne Marie Mollén og Viktor Matre.

Forfall: Thomas Øvestad

Tilstede fra sekretariatet: John Peder Egenæs, Bjarte Økland, Jørgen Lindbäck-Larsen (under SAK 41/2019) og Maren Grytting.

Andre tilstede: Gøril Hyni fra PwC (under SAK 40/2019)

Møteleder: Kjetil Haanes
Protokollfører: Maren Grytting

SAK 35/2019 Dagsorden
Sakspapir fra generalsekretæren

Rekkefølgen på dagsorden ble endret slik at SAK 41/2019, SAK 39/2019 og SAK 40/2019 ble behandlet i den rekkefølgen etter SAK 36/2019.

Vedtak
Styret vedtok dagsorden.

SAK 36/2019 Protokollsaker
Sakspapir fra generalsekretæren

Vedtak
Protokoll fra styremøtet 09.05.2019 ble godkjent og signert.

SAK 37/2019 Kommende styresaker
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret gikk gjennom listen over kommende styresaker og la til oppdatering om brand-prosessen i september møtet og tentativt vedtak om brand i oktober møtet. Videre ble en sak om store givere og næringsliv lagt til på agenda for styremøtet i september.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 38/2019 Generalsekretærens orientering
Muntlig orientering v/generalsekretæren

Generalsekretæren orienterte styret om den gode nyheten om at Abbasi-familien som sto i fare for å bli returnert til Afghanistan har nå kommet tilbake til Norge. I går var det en stor markering i Trondheim hvor blant annet Amnesty holdt appell.

Under forrige styremøtet ble styret orientert om planene for en kampanje i samarbeid med Tise. Generalsekretæren orienterte styret om at kampanjen har vært meget vellykket. Til nå har det blitt samlet inn 65 000 signaturer og vervet 178 medlemmer. Målsettingen om å verve 300 nye medlemmer gjennom kampanjen regner vi med å nå.

Generalsekretæren orienterte om at Pride-kampanjen er i full gang. Den siste tiden har det kommet inn rundt 600 bestillinger på armbånd hver dag. Hittil har totalt 5000 personer støttet arbeidet vårt og mottatt et regnbue-armbånd som takk. I forbindelse med Pride i Oslo har Amnesty en rekke arrangementer og kommer til å delta i paraden med en stor flåte.

Under Emergency Global Assembly i mai ble det vedtatt at Amnesty skal trekke sine investeringer ut av fossilt brensel. Dette gjelder ikke pensjonsmidler siden det er den enkelte ansatte som eier disse midlene, men ansatte vil få tilbud om å motta informasjon om muligheten for å gjøre dette. Det understrekes at det er helt frivillig.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 39/2019 Ettergivelse av FIF-lån
Sakspapir fra generalsekretæren

I april 2014 ble det inngått en avtale mellom Amnesty i Norge (AI Norge) og det internasjonale sekretariatet (IS) om et lån på 5,0 mill kr til «Fundraising Investment Fund» (FIF). Lånet skulle være med å finansiere fundraisingsaktiviteter i ulike deler av verden, herunder i seksjoner som enda ikke er/var selvfinansierende. Lånet forfaller 31.12.2020. Grunnet den vanskelige økonomiske situasjon ved IS har seksjoner med reserver mottatt en forespørsel om å bidra økonomisk for å bedre situasjonen. I forkant av styremøtet har styret diskutert via e-post om AI Norge skal bidra ytterligere. Under styremøtet ble det vedtatt at styret ettergir FIF-lånet.

Vedtak
Styret vedtar å ettergi hele FIF-lånet på 5 000 000 kr til det internasjonale sekretariatet.

SAK 40/2019 Årsregnskap 2018
Sakspapir fra generalsekretæren

Under styremøtet i februar presenterte økonomi- og administrasjonssjef hovedpunktene fra det foreløpig årsregnskap. Endelig årsregnskap har nå blitt ferdigstilt og økonomi- og administrasjonssjef presenterte hovedendringene som har skjedd siden presentasjonen i februar som bringer resultatet inn i et underskudd på 8,8 mill kr.

Gjennom disponeringene av årsresultatet vil sikringsfondet ved utgangen av 2018 være på 30 mill kr og prosjektfondet på 13,9 mill kr. Midlene som sto på et vedlikeholdsfond overføres til prosjektfondet slik at vedlikeholdsfondet legges ned.

Styret stilte spørsmål knyttet til årsregnskapet og kom med innspill til styrets beretning.

Revisor fra PwC deltok under behandlingen av denne saken og presenterte funnene fra revisjon fra 2018. I denne prosessen har blant annet den overordnede virksomhetsstyringen, skatt og avgift, og internkontroll blitt fokusert på. Det har ikke blitt avdekket noen vesentlige feil i regnskapet og deres vurdering er at det er etablert en overordnet god kontroll over forretningsprosesser.

Vedtak
Styret vedtar årsregnskap for 2018 med noter og beretning som fremlagt med et underskudd på 8 847 946 kr. Underskuddet dekkes i sin helhet av Prosjektfondet. I tillegg overføres Vedlikeholdsfondet på 356 342 kr til Prosjektfondet.

SAK 41/2019 Internasjonal- og nasjonal brandprosess
Muntlig orientering v/markedssjef

Markedssjef presenterte status for den internasjonale brandprosessen som holder på å ferdigstilles og planene for den nasjonale brandprosessen som AI Norge skal igangsette.

Det globale prosjektet har foregått på alle kontinenter og har handlet om å enes om plattform som kan fungere for hele organisasjonen. Prosessen er nå inne i et punkt der det jobbes med å lande en retning etter at fire forskjellige plattformer har blitt vurdert. AI Norge kommer til å ta resultatene av den internasjonale prosessen med som et innspill inn i den norske brandprosessen.

Det norske brandprosessen er tenkt gjennomført høsten 2019. Prosjektet vil starte opp med en grundig innsiktsfase og målet er å definere en brand plattform for AI Norge og hvilke tiltak som er nødvendig for å etablere denne plattformen.

Styret stilte spørsmål om sammenhengen mellom den pågående internasjonale strategiprosessen og brandprosessen og om det er riktig å gjennomføre sistnevnte før strategiprosessen er ferdigstilt. Generalsekretæren presiserte at en brandplattform er noe som er uavhengig av organisasjonens strategi og som vil gå utover de fireårige strategiperiodene som organisasjonen har. Gjennom brand-prosessen handler det om å finne måten vi skal kommunisere på og etablere en posisjon i markedet som skal fungere for enhver strategi. Det skal ikke tas stilling til hva slags saker og temaer vi skal jobbe med, og på grunn av dette er det mulig å gjennomføre denne prosessen før ny strategi er på plass.

Styret kom med innspill om at prosjektet «Amnesty for alle – overalt!» kan ha nyttig innsikt til brandprosessen og at det kan være relevant å se de to prosjektene i sammenheng.

Det ble bestemt at styret skal involveres i innsiktsfasen der det er aktuelt og at styret skal få en gjennomgang av foreløpige funn og status for prosjektet under styremøtet i september. Foreløpig plan er å legge frem forslag til endelig brandstrategi under styremøtet i oktober. Dersom styret i september vurderer at organisasjonen trenger mer tid på prosjektet vil denne beslutningen utsettes.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 42/2019 Status økonomi pr mai
Sakspapir fra generalsekretæren

Økonomi- og administrasjonssjef presenterte status økonomi pr mai.

På inntektssiden ligger organisasjonen omtrent på budsjett, noe som er nesten 10 mill kr høyere enn samme tid i 2018. Medlemsinntekter er godt over budsjett, mens øvrige inntekter inkludert arv, store givere og næringsliv ligger under budsjett. Målt i forhold til prognosen for første kvartal ser organisasjonen ut til å ville nå inntektsmålene for året knyttet til medlemsinntekter og arv. Det er usikkert om målene for næringsliv og store givere vil bli nådd.

På kostnadssiden er vi nesten i balanse og det er ingen store avvik fra budsjett.

Økonomi- og administrasjonssjef orienterte om at likviditeten til organisasjonen er god og at fondsplasseringene har gitt bra utslag hittil i år med en avkastning på 3-4 ganger høyere enn det organisasjonen ville fått i banken. Prognosen for året er at prosjektfondet vil ligge på 11,7 mill kr.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 43/2019 Støtte til likviditetssituasjonen i IS
Sakspapir fra generalsekretæren

På bakgrunn av likviditetsproblemer ved det internasjonale sekretariatet (IS) har seksjoner blitt spurt om de har mulighet til å forskuddsbetale resterende kontingent for 2019. AI Norge har allerede betalt deler av kontingent på forskudd og er i en likviditetsmessig situasjon som gjør at seksjonen har mulighet til å bidra ytterligere. Styrets finansutvalg har behandlet forespørselen og foreslår å forskuddsbetale 50% av resterende kontingent for 2019.

Det ble stilt spørsmål hvorfor AI Norge ikke kan forskuddsbetale alt som gjenstår av kontingent for 2019 siden seksjonen har god likviditet. Det ble kommentert at det er en risikovurdering som ligger til grunn for finansutvalgets forslag. Videre kom det et innspill om å tilby muligheten for å forskuddsbetale alt men at AI Norge ønsker sikkerhet i f.eks. IS sin eiendom. Da sistnevnte forslag vil kreve juridisk bistand for å sette opp en slik avtale og at dette vil ta tid, ble forslaget forkastet.

Som et motforslag til finansutvalgets forslag fremmet et styremedlem forslaget om at AI Norge forskuddsbetaler all gjenstående kontingent for 2019. Styret stemte over de to forslagene. Sistnevnte forslag fikk to stemmer og resterende syv styremedlemmer stemte for finansutvalgets forslag som dermed ble vedtatt.

Vedtak
Styret vedtar å utbetale halvparten av gjenstående kontingent for 2019 på forskudd innen utløpet av juni.

SAK 44/2019 HMS-rapport
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret gikk gjennom HMS-rapporten og stilte spørsmål knyttet til den.

Vedtak
Styret tar HMS-rapporten til orientering.

SAK 45/2019 Innspill til internasjonal strategiprosess
Sakspapir fra generalsekretæren

I forbindelse med den pågående internasjonale strategiprosessen har seksjoner blitt bedt om å komme med innspill på fem spørsmål som handler om «hvordan» Amnesty skal jobbe og hva som er organisasjonens merverdi. På bakgrunn av innspill fra medlemmer, eksterne organisasjoner og ansatte ved sekretariatet har det blitt utarbeidet et forslag til svar på spørsmålene som ble lagt frem for styret.

Styret diskuterte og kom med innspill til svarene. Det ble blant annet foreslått å trekke frem viktigheten av å satse på menneskerettighetsundervisning og å fortsette å fokusere på beskyttelse av menneskerettighetsforkjempere.

Vedtak
Styret godkjenner forslag til innspill med styrets foreslåtte endringer og ber generalsekretæren sende det inn til det internasjonale sekretariatet.

SAK 46/2019 Global Assembly forberedelser
Muntlig orientering v/styreleder

Styreleder orienterte styret om at sakspapirene til Global Assembly (GA) som skal avholdes i august ble sirkulert i går. Under årets GA skal det gjennomføres valg til det internasjonale styret og andre internasjonale verv, arbeidet med ny internasjonal strategi skal diskuteres, og diverse vedtak skal stemmes over. Blant sistnevnte skal blant annet et forslag fra AI Finland og Polen som omhandler tiltak for å redusere organisasjonens klimautslipp, samt retningslinjer for en policy på militær okkupasjon diskuteres.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 47/2019 Tema for landsmøte
Sakspapir fra generalsekretæren

Frem til nå har organisasjonen pleid å velge et tema for landsmøtet som er knyttet opp til et menneskerettighetstema eller en aktuell kampanje. Siden organisasjonen går over til årlige landsmøter på våren foreslås det av ulike grunner å tenke nytt på hvordan vi tilnærmer oss tema for landsmøtet. Det foreslås å legge mer vekt på å fokusere på hvordan vi kan jobbe sammen for å bygge organisasjonen og styrke menneskerettighetenes rolle.

Landsmøte 2020 kommer til å fokusere mye på ny strategi både internasjonalt og nasjonalt. Det, sett i sammenheng med forslaget om å endre tankegang i forhold til tematikk, gjør at det foreslås at tema blir «Et større, sterkere og mer inkluderende Amnesty».

Styret støttet forslaget.

Vedtak
Styret vedtar «Et større, sterkere og mer inkluderende Amnesty» som tema for landsmøte 2020.

SAK 48/2019 Mangfold på landsmøtet
Sakspapir fra generalsekretæren

Amnesty ønsker å øke mangfoldet i organisasjonen og foreslår derfor to tiltak for å øke mangfold på landsmøtene.

Det ene forslaget går ut på å etablere en støtteordning hvor man kan søke om å få overnatting gratis på landsmøtet. Det foreslås at ordningen skal være for visse grupper som av økonomiske årsaker har problemer med å dekke kostnadene selv. Ordningen vil være tillitsbasert og søknader vil bli innvilget etter førstemann til mølla prinsippet til et satt kostnadstak er nådd.

Det andre forslaget går ut på å innføre konferansetolking fra norsk til engelsk. Dette vil bety at engelsk språklige medlemmer kan delta og vi vil kunne invitere bredere blant Amnesty-seksjonene.

Styret var positive til begge forslagene. I forhold til forslaget om støtteordning ønsket styre at det legges inn en formulering i teksten som oppfordrer folk som bor langt unna Oslo til å delta.

Vedtak
Styret støtter tiltakene som er foreslått for å øke mangfoldet på landsmøtene og ber sekretariatet følge opp implementeringen av dem.

SAK 49/2019 Styrets orientering

Styreleder orientert om at han var tilstede under Seljecup som har inngått et samarbeid med AI Norge. Cupen hadde kjøpt inn 700 regnbuearmbånd som barna som deltok i cupen bar. Det var et meget vellykket og flott arrangement.

Styreleder orienterte om at han skal delta via Skype på styremøtet i Færøyene for å snakke om hvordan styrearbeidet er lagt opp i AI Norge og hvordan hvordan organisasjonen drives.

SAK 50/2019 Eventuelt

Det forekom ingen saker under eventuelt.

Styrets alenetid

Godkjent og signert på styremøte 14. september 2019.