Protokoll fra styremøte 19. juni 2021

Til stede: Thea Schjødt, Thomas Øvestad, Kjell Johnsen, Tor Kåpvik, Selma Ahmetagic, Juni Emilie Baardvik, Anette Bonnevie Wollebæk, Anne Marie Mollén, Arne Wilhelm Theodorsen, Viktor Johannes Matre, Henriette Nielsen, Gabriel Qvigstad og Maren Susanna Rullestad

Forfall: Maryam Iqbal Tahir (i permisjon)

Til stede fra sekretariatet: John Peder Egenæs, Bjarte Økland, Sayed Sohaib Karimi, Ingvild Gjone Lyberg, Jørgen Lindbäck-Larsen, Ingeborg Moa og Camilla Fallsen (under SAK 46/2021)

Møteleder: Thea Schjødt
Protokollfører: Sayed Sohaib Karimi

SAK 43/2021 Dagsorden
Sakspapir fra generalsekretæren

Maryam Iqbal Tahir er i permisjon. Selma Ahmetagic er foreløpig ikke til stede og inntil videre har både 2. og 3. vara stemmerett.

Styret besluttet at Gabriel Qvigstad skal bli en del organisasjonsutvalget.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 44/2021 Protokollsaker
Sakspapir fra generalsekretæren

Protokoll fra ekstraordinært styremøte sendes elektronisk i etterkant av dette styremøtet for innspill, godkjenning og signering.

SAK 45/2021 Kommende styresaker
Sakspapir fra generalsekretæren

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 46/2021 Generalsekretærens orientering
Muntlig orientering v/generalsekretæren

Som en del av denne saken ga generalsekretæren ordet til AI Norges IT-sjef som presenterte status på CRM-prosjektet i organisasjonen.

Hun ga en oversikt over en rekke funksjoner prosjektet inkluderer:

• Implementering av CRM-basis løsning, inkludert nytt økonomisystem som skal erstatte dagens systemer.
• CGIs medlemssystem
• Økonomisystemet Business Central
• Tilpasninger og nødvendig utvikling, samt etablere automatiske prosesser
• Telemarketing-ringesystem (Loxysoft) med integrasjon mot CRM
• Integrasjoner med strex, bisnode og drupal
• Konsolidere dagens ‘’min side’’ og aktivistportal til en og samme webportal for ‘’eksterne’’
• Få på plass nødvendige norske betalingsløsninger
• Etablere rapporteringsverktøy, dashboards og faste rapporter
• (Migrere til en ny Office365 løsning)

Prosjektet er organisert med en styringsgruppe fra Amnesty og CGI samt en prosjektgruppe på fire ansatte.

Hun ga en oversikt over nøkkelressurser som skal bistå i prosjektet i ulike faser av prosjektet.

Videre gikk hun inn på prosjektets fremdrift og milepæler. Kontrakten er signert og prosjektet er organisert. Kunden har godkjent overordnet prosjekt- og fremdriftsplan. Det samme gjelder prosjektets detaljspesifikasjon og fullstendige prosjektplaner.

Hun viste en oversikt over tidslinje for ulike sprinter der ulike nøkkelressurser internt i AI Norge skal bistå med implementering.

Knyttet til prosjektets kostnader ble det nevnt at det pr i dag er ingen indikasjoner på annet enn at kostnadene holdes innenfor de fastsatte rammene.

Avslutningsvis informerte hun om en rabatt på 500 000 kr fra leverandøren. Denne rabatten trekkes ikke fra prosjektet, men fra driftskostnader, noe som ikke vil medbringe noen endringer på business case.

Sist, men ikke minst nevnte hun at prosjektets risikoer følges opp som en del av prosessen.

Styret spurte om lønnssystemet er en del av business central. Økonomi- og administrasjonssjefen svarte at AIN har tidligere byttet sitt lønnssystem.

Styret spurte om det er tatt høyde for konsulentbistand etter lansering av systemet. IT-sjefen svarte at det er lagt opp til at AINs egne CRM-ressurser internt skal jobbe tett med eksterne konsulenter slik at de i stor grad kan ta over arbeidet etter lansering.

Styret takket IT-sjefen med presentasjonen og det foreløpige arbeidet med prosjektet samt planene fremover.

Generalsekretæren orienterte styret om prosessen rundt det mulige næringslivssamarbeidet, som var tema for det ekstraordinære styremøtet 3. juni. 2021.

Generalsekretæren informerte om at HMS-rapport 2021 er blitt utsatt til styremøtet 21. oktober grunnet at de aller fleste ansatte har hatt hjemmekontor som derfor gjør leveransen av HMS-rapporten vanskelig.

Han ga likevel en foreløpig status på HMS-rapporten og snakket om blant annet sykefraværet i organisasjonen som pr nå er 6,2 prosent, noe som er en økning siden 2020. Han sa at det er igangsatt tiltak i den hensikt å senke fraværet.

SAK 47/2021 Status økonomi pr mai
Sakspapir fra generalsekretæren

Grunnet fravær på styreseminar 18. juni, ga økonomi- og administrasjonssjefen innledningsvis en grundig presentasjon av AI Norges økonomi som opprinnelig var en del av styreseminarets agenda.

Deretter orienterte han styret om status på AINs økonomi pr mai.

Inntektene hittil i år er 2,7 mill. kr under budsjettet og en prognose på 1,7 mill. kr under budsjettet for hele året.

Prognose på inntektene for året er på 139,2 mill. kr. På kostnadssiden var AIN innenfor budsjettet. Det totale avviket hittil i år er på 4,5 mill. kr. Prognosen viser et forventet underforbruk på 1,8 mill. kr.

Tiltak iverksatt etter budsjett:

• Aktivistprosjekt Polen
• Saudi Migrant Workers
• Ekstern bistand aktsomhetsvurdering

I tillegg tidlig godkjente ansettelser som lå i budsjett samt en beslutning om å styrke medlemsservice med en ny stilling.

Resultatet pr mai er -2,2 mill. kr noe som er 1,7 mill. kr bedre enn budsjettet.

Likviditet pr mai er på 65,9 mill. kr.

Styret takket for presentasjonen.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 48/2021 Vedtatt AI Norges strategi 2022-2030
Sakspapir fra generalsekretæren

AI Norges strategi 2022-2030, som ble vedtatt på landsmøte i april, ble formelt fremlagt for styret på dette styremøtet.

Vedtak
Styret godkjenner AI Norges strategi 2022-2030, slik den ble vedtatt på landsmøtet.

SAK 49/2021 Evaluering og videreutvikling av ordninger for deltakelse i AI Norges demokratiske beslutninger
Sakspapir fra generalsekretæren

Styreleder påpekte at et av tiltakene i AI Norges arbeid for aktivisme i regionene var at styret innen 2025 skal ha gjennomført en evaluering av ordning for deltakelse i medlemsdemokrati. Hun nevnte at dette er ikke noe man trenger å vente med og kan derfor starte prosessen allerede nå.

Videre nevnte hun at det er mulighet for å ha tettere dialog med medlemmene og involvere de ytterligere. Forslaget i forpapiret til denne saken er at styret skal nedsette et utvalg blant styremedlemmer som ser nærmere på denne prosessen.

Styret påpekte at kommunikasjonen mellom gruppene og sekretariatet er viktig. Med tanke på AINs underforbruk er muligheten for å gi økt støtte til gruppene en fin mulighet til å stimulere økt aktivitet og deltakelse.

Det ble også foreslått at ulike styremedlemmer skal representere ulike regioner, men ble motargumentert med at styret som helhet skal representere AI Norge fremfor regionene samt unngå overbyråkratisering av prosessen for dette arbeidet.

Styret vedtok å nedsette organisasjonsutvalget til å utarbeide et mandat og prosessen for videre arbeid for økt medlemsdeltakelse fram til neste styremøtet 16. september.

Organisasjonsutvalget består av Arne Wilhelm Theodorsen, Tor Kåpvik, Selma Ahmetagic og Gabriel Qvigstad. Sekretariatet skal oppnevne en sekretær som skal bistå med den praktiske delen av dette arbeidet.

Vedtak
Styret nedsetter et utvalg som skal legge frem mandat og plan for arbeidet til neste styremøte.

SAK 50/2021 Evaluering av landsmøte 2021
Sakspapir fra generalsekretæren

Sekretariatet presenterte evaluering av landsmøte 2021 for styret.

I forbindelse med landsmøte 2022 foreslo styret at sekretariatet planlegger for en hybridløsning som gir mulighet til ytterligere økt deltakelse.

Vedtak
Styret tar saken til orientering og ber sekretariatet ta med seg forbedringspunktene i planlegging av neste landsmøte.

SAK 51/2021 Vedtak av dato og sted for landsmøte 2022
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret vedtok at landsmøte 2022 skal gjennomføres 22-24. april 2022.

Vedtak
Styret vedtar at landsmøte 2022 gjennomføres 22-24. april 2022 ved Scandic Hotel på Gardermoen.

SAK 52/2021 Søknad til prosjektfondet
Sakspapir fra generalsekretæren

Assisterende generalsekretær presenterte bakgrunnen for en søknad som har kommet til Prosjektfondet.

Styret takket for presentasjon og uttrykket sin støtte til søknaden.

Styret endret på vedtaksforslaget før saken ble vedtatt.

Vedtak
Styret vedtar å bevilge penger til prosjektet presentert av Iran Human Rights med 356 000 kroner pr år i to år. Støtten er betinget av de avklaringene som må gjøres internasjonalt. Styret ber om årlig økonomisk- og aktivitetsrapport.

SAK 53/2021 Forberedelser til Global Assembly 2021
Muntlig orientering ved styreleder

Styret besluttet at Henriette Nielsen, Juni Emilie Baardvik og Gabriel Qvigstad skal være observatører på Global Assembly. Delegasjonen og observatørene skal i snarlig framtid ha et forberedende møte knyttet til arbeid i forkant av Global Assembly.

SAK 54/2021 Styrets orientering

Styret ga ingen orientering.

SAK 55/2021 Eventuelt

Styret ba sekretariatet om å presentere status på implementering av AINs merkevareplattform på styremøte 16. september.

Styrets alenetid