Protokoll fra styremøte 18. mars 2021

Tilstede: Thea Schjødt, Thomas Øvestad, Siri Gloppen, Tor Kåpvik, Kjell Johnsen, Anette Bonnevie Wollebæk, Maryam Iqbal Tahir, Anne Marie Mollén, Arne-Wilhelm Theodorsen og Juni Emilie Baardvik

Tilstede fra sekretariatet: John Peder Egenæs, Bjarte Økland, Sayed Sohaib Karimi og Ingeborg Moa (under SAK 22/2021)

Eksterne deltakere: Cathrine Sæther Karlsen og Mina Therese Daler (under SAK 19/2021)

Forfall: Selma Ahmetagic

Møteleder: Thea Schjødt
Protokollfører: Sayed Sohaib Karimi

SAK 16/2021 Dagsorden
Sakspapir fra generalsekretæren

I fravær av ordinært styremedlem, tiltrer 3. vara, Juni Emilie Baardvik, som ordinært medlem.

Vedtak
Styret vedtar dagsorden.

SAK 17/2021 Protokollsaker
Sakspapir fra generalsekretæren

Vedtak
Protokoll fra styremøte 18.02.2021 ble godkjent og signert.

SAK 18/2021 Kommende styresaker
Sakspapir fra generalsekretæren

Styreleder nevnte at orientering om prosessen for ungdomsstrategien ved Selma Ahmetagic kan muligens settes på dagsorden for styremøte 23. april. Dette avklares i forkant av neste styremøte.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 19/2021 Årsregnskap 2020
Sakspapir fra generalsekretæren

Revisorene, Cathrine Sæther Karlsen og Mina Therese Daler, fra revisorselskapet BDO presenterte resultatene fra revisjonen av årsregnskap 2020.

Etter revisorloven er revisjonsselskapet pliktig til å informere styret om regnskapet. I kommunikasjon med styret skal revisorene kommunisere om revisjonsopplegget, kommentere og dele sine synspunkter knyttet til prinsipper, estimater og tilleggsopplysninger til regnskapet. Revisorene skal også informere styret om vesentlige forhold som er blitt løpende diskutert med ledelsen.

Den overordnede vurderingen er at AIN har en god internkontroll, og det er ikke funnet noen vesentlige mangler i regnskapet. Det er diskutert noen forhold med sekretariatet, og revisoren trakk fram en problemstilling som er diskutert med ledelsen om hvorvidt AI Norge vil være merverdiavgiftspliktig for næringslivsinntekter i de tilfellene hvor organisasjonen gir en motytelse. Avslutningsvis ble det informert om at revisjonsberetningen vil foreligge etter styrets signering av årsregnskap og årsberetning.

Styret spurte om AIN pr i dag har rutiner for automatiske kjøringer av inntektsfiler. Økonomi- og administrasjonssjef svarte at det siktes på automatisering som en målsetning i det nye CRM-systemet.

Styret takket for revisorene for presentasjonen.

Vedtak
Styret vedtar årsregnskap for 2020 med noter og beretning som fremlagt med et overskudd 12 994 639 kr. Overskuddet overføres til Prosjektfondet med 7 607 347 kr og til Sikringsfondet med 5 387 292 kr.

SAK 20/2021 Generalsekretærens orientering
Muntlig orientering v/generalsekretæren

Generalsekretæren orienterte styret om utviklingen rundt posisjonen til Amnesty International knyttet til Aleksej Navalnyj-saken. Status er at Navalny ikke er definert som samvittighetsfange. Det internasjonale sekretariatet jobber både med å få klarhet i den konkrete saken og med å legge klarere rammer og prosesser i forbindelse med definisjonen av samvittighetsfanger.

Generalsekretæren orienterte styret om et mulig fremtidig samarbeid med en næringslivsaktør.

Avslutningsvis informerte generalsekretæren om sine møter med Norges Fotballforbund og Norges landslag for å diskutere Qatar.

SAK 21/2021 Status økonomi pr februar
Sakspapir fra generalsekretæren

Økonomi- og administrasjonssjef presenterte status økonomi pr februar.

Hovedpunktene i økonomien i februar er at inntektene er noe under budsjett, men dette skyldes delvis tekniske årsaker.

Kontrakten som gjelder CRM-/økonomisystem er under utarbeidelse. Forventet oppstart av prosjektet er etter påske, noe forsinket oppstart som vil parallellforskyve sluttføringen.

Det er en svak utvikling på fond på grunn av økning i langsiktige renter, men avkastningen ligger fortsatt samlet sett over alternativet som er bankrenter.

Avvik i arv skyldes at det ikke har kommet noen arveinntekter i februar.

Kostnadene i februar viser et underforbruk på 2,1 mill kr, mens ekstern verving er på 0,3 mill kr over budsjettet.

Likviditet er fortsatt svært god. De siste ukene har det vært en renteøkning som gir en langsiktig reduksjon i verdi.

Det ble stilt spørsmål om inntektsutviklingen sammenlignet med 2020 som er negativ, og om dette kan være grunn til bekymring for inntektsutviklingen fremover. Økonomi- og administrasjonssjef påpekte at inntekter fra tidlig arv i fjor gir utslag i det prosentvise gapet som styret viser til. Videre nevnte han at det er ingen store røde flagg hverken knyttet til ekstern verving eller antall utmeldinger.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 22/2021 Tiltaksfasen av prosjektet «Styrking av AI Norges arbeid med aktivisme i regionene»
Sakspapir fra generalsekretæren

Medlems- og organisasjonssjef presenterte fase tre av prosjektet «Styrking av AI Norges arbeid med aktivisme i regionene» som omhandler konkrete forslag til tiltak og ressursbehov.

Styret vedtok i oktober 2020 et sett med ambisiøse målsetninger for styrking av aktivisme i regionene frem til 2025:

• Øke antallet grupper med minst 50 % i regioner der vi har færre enn 15 grupper (dette gjelder region nord, midt, vest og sør).
• Øke antallet grupper med minst 25 % i den ene regionen som har over 15 grupper (region øst, som i dag har 23 grupper).
• Doble antall utadrettede aktiviteter.
• Tydelig ‘’leads-løp’’ for å bli aktiv i gruppe.
• Digitale aktiviteter med høy kvalitet for aktivistene.
• Utvikle og tilby undervisningsopplegg som understøtter AINs prioriterte menneskerettighetstema og kampanjer.
• Utvikle en aktivismestrategi som er tydelig forankret i hele organisasjonen.
• Sterkere og mindre sårbare fagmiljø på aktivisme, organisasjonsbygging, medlemsdemokrati og opplæring.

For å oppnå de ovennevnte målsettingene må tiltaksplanene legges i forbindelse med de årlige handlingsplanene.

Styret fikk forelagt forslag til ressursallokering knyttet til disse målsettingene og tiltakene:

• Stillingsprosent for opplæringskoordinatorer økes fra 40 til 50 prosent .
• I forbindelse med Skriv For Liv midlertidig opplæringsressurs på 30 prosent høsten 2021.
• 100 prosent stilling knyttet til menneskerettighetsundervisning innen 2023.
• Øke ansattressurser tilsvarende to stillingshjemler i regionene innen 2023.
• Utredning og praktisering av vikarordninger mellom regionene.
• Definere et sett med kriterier for å legge stillinger til regionskontorene.

Styret ga skryt til sekretariatet for ryddigheten i prosessen for dette prosjektet og for å ha forelagt gode tiltak som lytter til prosessen på en god og fleksibel måte. Videre ble det nevnt at AIN har de økonomiske forutsetningene til å gjennomføre tiltakene i dette prosjektet. I tillegg ble det gitt innspill til å utnytte koronadigitaliseringsløpet det siste året.

Styret reflekterte rundt en tanke om å se for seg mulighetene ved å ha to nivåer av styremøter hvor også de lokale leddene i AIN kan bli representert.

Styret kommenterte viktigheten av regionledere som regionale initiativtakere som kan skape økt oppmerksomhet og engasjement i aktivismearbeidet. Generalsekretæren svarte at det må være en levende diskusjon rundt hvorvidt det er en karismatisk frontfigur eller en grasrotorganiserende modell som er den beste metoden for å skape økt engasjement.

Med henvisning til forslag til ressursbehovet som sier at opplæringsteamet skal få 30 prosent ressurs for å jobbe med digitalt undervisningsopplegg knyttet til Skriv for liv, spurte styret om det er opplæringskoordinatoren eller de frivillige på kontoret som vil få dette oppdraget. Medlems- og organisasjonssjef svarte at det er snakk om en ansattressurs.

Styret delte et perspektiv rundt plassering av stillingene i regionene. Det ble nevnt at ettersom pandemien har vist at hjemmekontor fungerer så kan det være en tanke å ansette ressurser til potensielle kontor og så velge kandidaten som er mest kompetent i det relevante regionskontoret. Generalsekretæren svarte at med unntak av noen avhengighetsfaktorer så tenker sekretariatet i den samme retningen.

Styret viste til målsettingen som sier at styret innen 2025 skal foreta en evaluering av dagens ordning for deltakelse i organisasjonens demokratiske beslutningsprosesser. Det ble foreslått at dette arbeidet kan begynne allerede i år.

I forbindelse med målsetting om styrets representasjon i regionene foreslo styret at forskjellige styremedlemmer kan ha ansvar for ulike regioner og ha en tettere oppfølging enn bare de årlige regionmøtene.

Styret diskuterte muligheter for å koble seg tettere på arbeidet i regionene og ønsker å diskutere det videre.

Vedtak
Styret godkjenner sekretariatets forslag i notatet Styrking av aktivisme i regionene – tiltak og ressursbehov.

SAK 23/2021 Prosjektsøknad for samarbeidsprosjektet med AI Polen
Saken er trukket

Denne saken er trukket fra dagsorden grunnet at sekretariatet har et underforbruk i første halvdel av 2021 som kan dekke midlene til dette prosjektet.

SAK 24/2021 Gjennomgang av resultater fra høringsrunden om nasjonal strategi
Sakspapir fra generalsekretæren

I forbindelse med høringsrunden om nasjonal strategi ble det sendt en undersøkelse til medlemmene.

Generalsekretæren nevnte at undersøkelsen ble sendt til mange, men det var få som svarte. De fleste som svarte, var positive til utkastet til strategi. Styret diskuterte medlemmenes synspunkter på AI Norges nøytralitet knyttet til næringslivssamarbeid.

Styret kommenterte noen av svarene i undersøkelsen som uttrykker skepsis til firmasamarbeid og bekymring over at AIN kan miste sin nøytralitet. Det ble gitt innspill til å vurdere en diskusjon rundt hvordan organisasjonen stiller seg knyttet til nøytralitet, firmasamarbeid og gaver. Generalsekretæren sa seg enig i en løpende diskusjon rundt disse temaene, men påpekte at AIN ikke foretar noe som setter på spill organisasjonens uavhengighet.

Styret diskuterte forskjellige måter å sikre informasjon og åpenhet til medlemmene rundt AINs næringslivssamarbeid.

Styret ble enig med generalsekretæren om å trekke frem AINs samarbeid med næringslivet som et strategisk tema i arbeidsgruppe økonomi på landsmøtet.

Vedtak
Styret tar resultatet av spørreundersøkelsen om nasjonalt strategiutkast til etterretning. Styret gjør ingen endringer i strategiutkastet på bakgrunn av undersøkelsen, men legger den ved som vedlegg til strategidiskusjonen på Landsmøtet i april.

SAK 25/2021 Utkast til styrets beretning til Landsmøte 2020-2021
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret foreslo å inkludere resultatene fra Great Place to Work-undersøkelsen i styrets beretning til Landsmøte 2020-2021 før utsendelse av den til Landsmøtet.

Vedtak
Styret ber generalsekretæren inkorporere styrets tilbakemeldinger i utkast til styrets beretning 2020-2021. Styreleder godkjenner endelig versjon på vegne av styret før utsendelse.

SAK 25a/2021 Program for Landsmøte 2021
Sakspapir fra generalsekretæren

Sekretariatet har fremlagt en oversikt over arbeidsoppgaver for styret under Landsmøte 2021.

Med unntak av arbeidsgruppe økonomi hvor det søkes kun ett styremedlem for å fremme styrets forslag, er det foreslått to styremedlemmer i de to andre arbeidsgruppene hvorav et medlem fremmer styrets forslag, mens det andre representerer styret under vedtaksforslag fremmet av medlemmene.

Styret fordelte oppgavene seg imellom på slik:

• Arbeidsgruppe økonomi:
  Kjell Johnsen fremmer styrets forslag
  
• Arbeidsgruppe organisasjon:
  Maryam Iqbal Tahir fremmer styrets forslag
  Selma Ahmetagic representerer styret under forslag fra medlemmene
  
• Arbeidsgruppe menneskerettigheter:
  Siri Gloppen fremmer styrets forslag
  Thomas Øvestad representerer styret under forslag fra medlemmene

Styret utnevnte Tor Kåpvik og Anette Bonnevie Wollebæk som styrets representanter i redaksjonskomiteen under Landsmøtet som i tillegg vil bestå av referentene og ordstyrerne. Deres oppgave er å ferdigstille innstillingen til arbeidsgruppene.

Arne-Wilhelm Theodorsen ble utnevnt til styrets vararepresentant i arbeidsgruppene.

Styreleder tar imot utenriksministeren under Landsmøtet og godkjenner protokollen.

På bakgrunn restriksjonene knyttet til dagens smittesituasjon som ikke tillater mer enn fem personer på et arrangement, ble styret informert om at prosjektgruppen for Landsmøtet er i gang med planlegging av en plan B for et eventuelt heldigitalt Landsmøte.

Grunnet tidsperspektivet foreslår sekretariatet å legge fram utkast til plan B for styret på e-post og forespør et e-postvedtak av saken.

Vedtak
Styret vedtar endelig program for Landsmøte og gir sekretariatet tillatelse til å gjøre mindre endringer dersom nødvendig.

SAK 25b/2021 Vedtaksforslag fra medlemmer
Sakspapir fra generalsekretæren

Det har kommet fire vedtaksforslag fra medlemmer til Landsmøte 2021:

• Vedtaksforslag om å inkludere urfolks rettigheter i AI Norges strategi.
• Vedtaksforslag om livløpsmedlemskap
• Forslag om å utarbeide en resolusjon for å styrke medlemmers kunnskap om og deltakelse i organisasjonen Forslag om å inkorporere rettigheter til personer med nedsatt funksjonsevne (CRPD) inn i norsk lov.

Redaksjonskomiteen har vært i dialog med alle forslagsstillerne og bistått de i med å ferdigstille deres forslag. Den endelige versjonen av tre av fire forslagene ble forelagt styret.

Generalsekretæren anbefalte styret å støtte forslaget om urfolks rettigheter.

Generalsekretæren anbefalte styret å avvise vedtaksforslaget om livsløpsmedlemskap ettersom dette allerede dekkes av AI Norges strategi. Siden den endelige versjonen av vedtaksforslaget om livløpsmedlemskap ikke ble forelagt på styremøtet, besluttet styret at redaksjonskomiteen skal gå i dialog med forslagstillerne og for å bistå.

Generalsekretæren anbefalte styret å avvise resolusjonsforslaget Styreleder vil gå i dialog med forslagsstiller knyttet til oppfølging av intensjonen bak forslaget.

Generalsekretæren anbefalte styret å støtte vedtaksforslaget om rettighetene til personer med nedsatt funksjonsevne inn i norsk lov.

Styret nevnte at det er gledelig at det kommer flere vedtaksforslag fra medlemmer.

Vedtak
Styret støtter forslaget om urfolks rettigheter og synes at det er et velbegrunnet forslag og en viktig sak.

Styret ber redaksjonskomiteen skal gå i dialog med forslagstillerne bak forslaget om livsløpsmedlemskap og bistå med å ferdigstille det.

Styret gir sin støtte til forslaget om CRPD og synes at dette er en viktig sak.

Styret avviser resolusjonsforslaget. Styreleder går i dialog med forslagstilleren bak resolusjonsforslaget for å snakke om oppfølging av innholdet i forslaget.

SAK 25c/2021 Utkast til sakspapir arbeidsgruppe økonomi
Sakspapir fra generalsekretæren

Økonomi- og administrasjonssjef gikk kort inn på en rekke områder som skal diskuteres i denne arbeidsgruppen, som blant annet økonomisk ramme for 2022.

I arbeidsgruppe økonomi skal tre saker knyttet til økonomi og to saker relatert til strategien behandles.

Sekretariatet skal utarbeide en presentasjon for styret til Landsmøtet.

Styret foreslo å fremheve AINs samarbeid med næringslivet i presentasjonen.

Vedtak
Styret godkjenner sakspapirene til arbeidsgruppe økonomi.

SAK 25d/2021 Utkast til sakspapir arbeidsgruppe organisasjon
Sakspapir fra generalsekretæren

Elementer fra strategien som omhandler organisasjon skal behandles i denne arbeidsgruppen. Sekretariatet skal utarbeide en presentasjon for styret til Landsmøtet som bygger på de styreforeslåtte deler av strategien.

Vedtak
Styret godkjenner sakspapirene til arbeidsgruppe organisasjon.

SAK 25e/2021 Utkast til sakspapir arbeidsgruppe menneskerettigheter
Sakspapir fra generalsekretæren

Elementer fra strategien som omhandler menneskerettigheter skal behandles i denne arbeidsgruppen. Sekretariatet skal utarbeide en presentasjon for styret til Landsmøtet som bygger på de styreforeslåtte deler av strategien.

Styret etterspurte en god og pedagogisk presentasjon som forberedelse til denne arbeidsgruppen.

Vedtak
Styret godkjenner sakspapirene til arbeidsgruppe menneskerettigheter.

SAK 25f/2021 Ordstyrere til Landsmøte 2021
Sakspapir fra generalsekretæren

Vedtak
Styret godkjenner foreslåtte ordstyrere.

SAK 26/2021 Forberedelser til Regional Forum
Muntlig orientering ved styreleder og generalsekretæren

Styreleder informerte styret om Regional Forum som er et internasjonalt møte som er en forberedelse til Global Assembly. I tillegg er det en arena nettverks- og kompetansebygging. Møtet arrangeres region for region globalt og AIN tilhører gruppen Europe and Central-Asia. Regional Forum er ikke et besluttende organ.

Årets Regional Forum arrangeres digital helgen 21-23. mai. Hovedtemaet er andre utkast til internasjonal strategi. Generalsekretæren, styreleder og Selma Ahmetagic deltar på dette møtet.

For AI Norge er det en viktig arena for å fremme organisasjonens innsendte endringsforslag til det internasjonale strategiutkastet.

Avslutningsvis ga generalsekretæren en oversikt over innsendte endringsforslag fra de ulike seksjonene knyttet til strategiutkastet.

SAK 27/2021 Styrets orientering

De to siste søndagene har styreleder, Selma Ahmetagic og Juni Emilie Baardvik deltatt henholdsvis på ungdoms- og studentrådsmøte.

Juni Emilie Baardvik orienterte om at styrets representanter snakket om nasjonal og internasjonal strategi samt ungdomsstrategien på disse møtene.

SAK 28/2021 Eventuelt

Det forekom ingen saker under eventuelt.

Styrets alenetid