Protokoll fra styremøte 17. mars 2020

Tilstede: Kjetil Haanes, Thea Schjødt, Kjell Johnsen, Siri Gloppen, Tonje Hellevig, Tor Kåpvik, Selma Ahmetagic, Thomas Øvestad, Anne Marie Mollén og Viktor Matre

Forfall: Tor-Hugne Olsen

Tilstede fra sekretariatet: John Peder Egenæs, Ingvild Gjone-Lyberg (t.o.m. SAK 25/2020) Bjarte Økland, Maren Grytting og Sayed Sohaib Karimi

Møteleder: Kjetil Haanes
Protokollfører: Maren Grytting

SAK 18/2020 Dagsorden
Sakspapir fra generalsekretæren

Grunnet korona-situasjonen ble styremøtet avholdt på Skype. På grunn av forfall trer 1. vara inn som ordinært styremedlem. Styret ønsket ny styresekretær, Sayed Sohaib Karimi, velkommen til Amnesty.

Styret besluttet å behandle SAK 22/2020 etter SAK 19/2020. Revisor skulle vært tilstede under behandling av denne saken, men grunnet korona-situasjonen var de i stedet tilgjengelig på telefon. Etter SAK 22/2020 vil styret behandle SAK 27/2020 fordi denne saken har konsekvenser for en rekke andre saker på dagsorden.

Vedtak
Styret vedtar dagsorden.

SAK 19/2020 Protokollsaker
Sakspapir fra generalsekretæren

Vedtak
Protokoll fra styremøtet 18.02.2020 ble godkjent og signert.

SAK 20/2020 Kommende styresaker
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret bestemte at styremøtet 24. april skal avholdes fra kl. 16-20 siden landsmøtet har blitt avlyst, ref. SAK 27/2020. På dette møtet vil styret se på forslag til dato og format for et mulig landsmøte på høsten. Videre ble det bestemt at det planlagte styreseminaret i juni avlyses og at det sammenfallende styremøtet flyttes til torsdag 18. juni. Styret diskuterte at dato for styremøtene i september og oktober potensielt kan bli flyttet dersom et landsmøte skal avholdes. Dette vil diskuteres ved en senere anledning.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 21/2020 Generalsekretærens orientering
Muntlig orientering v/generalsekretæren

Generalsekretæren informerte styret om tiltakene som organisasjonen har iverksatt i forbindelse med korona-viruset. Siden 12. mars har alle ansatte blitt oppfordret til å ha hjemmekontor og ansatte som har vært i kontakt med koronasmittede har blitt pålagt hjemmekontor. Etter at skoler og barnehager ble stengt har det blitt kommunisert til ansatte med små barn at det er forståelse for at man ikke kan jobbe fullt og at man ikke vil bli trukket i tid for manglende arbeidstid.

Alle uten- og innenlandsreiser, fysiske møter og arrangementer i regi av sekretariatet og medlemmer har blitt avlyst. Dette innebærer blant annet at alle menneskerettighetsukene og konserten med Leif Ove Andsnes har blitt avlyst.

Fra 13. mars har organisasjonen stoppet all verveaktivitet på gaten og på dører. Telemarketing-teamet fortsetter sin aktivitet fra hjemmekontor. Det er foreløpig uklart hvilke økonomiske konsekvenser situasjonen vil ha på organisasjonens økonomi. Dette vil blant annet være avhengig av hvor lenge situasjonen vedvarer og når vi kan gjenoppta fysisk verveaktivitet.

Siden situasjonen endrer seg fortløpende kunne generalsekretæren orientere om at ledelsen avholder møter daglig hvor de justerer eller kommer opp med nye tilpasninger til situasjonen. Det holdes jevnlig kontakt med alle ansatte og det vil i løpet av de nærmeste dagene bli sendt ut nyhetsbrev til alle medlemmer med informasjon om hvordan situasjonen påvirker organisasjonen.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 22/2020 Årsregnskap 2019
Sakspapir fra generalsekretæren

Under forrige styremøte fikk styret presentert foreløpig årsregnskap for 2019, ref. SAK 6/2020. Økonomi- og administrasjonssjef informerte styret om at siden den gang har det blitt gjort en endring i årsregnskapet knyttet til kontingenten som Amnesty i Norge har betalt til det internasjonale sekretariatet. Videre har det blitt lagt inn en ny note som omtaler risikoen korona-situasjonen har for organisasjonen, samt en paragraf om generell risiko og usikkerhetsfaktorer. Utover det har det ikke skjedd noen større endringer, og det fremgår av sakspapirene som styret har fått tilsendt hvordan det forslås at overskuddet skal fordeles på henholdsvis sikringsfondet og prosjektfondet.

Økonomi- og administrasjonssjef presenterte en oppsummering som revisor har sendt over vedrørende deres årsrevisjon. Revisor har positive overordnede konklusjoner og vil avgi en ren revisjonsberetning uten presiseringer og/eller forbehold, under forutsetning av at styret godkjenner årsregnskapet. Fullstendig rapport fra revisor om årsrevisjon har blitt gjennomgått av finansutvalget.

Styret var positive til det som ble fremlagt og vedtok årsregnskapet etter å ha stilte spørsmål til enkelte punkter.

Vedtak
Styret vedtar årsregnskap for 2019 med noter og beretning som fremlagt med et overskudd 5 593 053 kr. Overskuddet overføres til Prosjektfondet med 980 346 kr og til Sikringsfondet med 4 612 708 kr.

SAK 23/2020 Status økonomi
Muntlig orientering v/økonomi- og administrasjonssjef

Økonomi- og administrasjonssjef presenterte status økonomi pr februar, samt økonomiske usikkerheter som kommer på bakgrunn av korona-viruset.

På inntektssiden ligger organisasjonen godt over budsjett. Dette skyldes hovedsakelig at organisasjonen fikk en pre-testamentarisk gave på starten av året, noe som gjøre at årsbudsjettet for arv allerede er overgått. I tillegg ligger organisasjonen noe over budsjett både på medlemsinntekter og inntekter fra næringsliv/store givere. På kostnadssiden har organisasjonen et stort underforbruk som skyldes en kombinasjon av ordinært underforbruk og at en større utbetaling fant sted senere enn planlagt. Førstnevnte er en konsekvens av at organisasjonen har hatt et høyt fokus på utarbeidelse av ny nasjonal strategi på starten av året.

Styret ble informerte om at korona-situasjonen fører til store økonomisk usikkerheter for organisasjonen. De største risikoene er knyttet til bortfall av medlems- og SMS-inntekter, manglende nyverving som en følge av at Face2Face har stoppet sin aktivitet, nedgang i næringslivsinntekter og begrensninger i forhold til gjennomføring av kampanjer. Styret fikk presentert noe potensielle økonomiske scenarier og ble informert om at det jobbes med å utarbeide tiltak som kan kompensere for eventuelle reduserte inntekter.

Økonomi- og administrasjonssjef orienterte om status for fondsplasseringene til organisasjonen som har falt kraftig den siste tiden på grunn av korona-situasjonen. På bakgrunn av råd fra eksterne rådgivere og diskusjoner med finansutvalget har det blitt bestemt at det ikke skal gjøres noe med plasseringene fordi organisasjonen har god likviditeten.

Styret ble informert om at sekretariatet er i dialog med det internasjonale sekretariatet (IS) vedrørende en uenighet rundt tolkning av kategorisering av mva-refusjon. Amnesty i Norge har behandlet dette som «restricted income» som er inntekter som skal holdes utenfor beregningen av kontingent. Denne tolkningen har IS nå uttrykket at de er uenig i. Begge parter er enig i at fremover så vil dette behandles annerledes, men det er en uenighet rundt om prinsippendringen skal ha tilbakevirkende kraft eller om det skal gjelde fra 2021. Dersom førstnevnte vil det bety at Amnesty i Norge må beregne kontingent for de siste årene på nytt og etterbetale flere millioner. Finansutvalget holdes løpende orientert om dette og styret vil bli oppdatert om utviklingene i saken.

Styret stilte spørsmål rundt mulige måter å kutte kostnader dersom det blir behov for det. Generalsekretæren fortalte at ledelsen følger nøye med på den økonomiske situasjonen og gjør løpende vurderinger knyttet til behovet for å redusere kostnader. Til nå har følgende to grep blitt gjort: alle større eksterne kostnader som har blitt budsjettert for skal vurderes og godkjennes på nytt av ledergruppen, og alle nyrekrutteringer har foreløpig blitt frosset.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 24/2020 Offisielt innspill til utkast på internasjonal strategi
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret diskuterte det fremlagte forslaget til offisielt innspill fra Amnesty i Norge på utkastet til ny internasjonal strategi. Styret var positive til det foreslåtte innspillet og ba generalsekretæren sende det inn til det internasjonale sekretariatet.

Vedtak
Styret godkjenner foreslått innspill og ber generalsekretæren sende det inn til det internasjonale sekretariatet.

SAK 25/2020 Amnesty i Norges strategi 2021-2028
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret har fått tilsendt utkast til ny nasjonal strategi for Amnesty i Norge for 2021-2028. Målet har vært å utarbeide en kort og konsis strategi med tydelige målsettinger som skal kunne huskes og anvendes som et aktivt redskap i hverdagen. Den overordnede ambisjonen som det er lagt opp til i strategien er å vokse gjennom å bli større og sterkere, noe organisasjonen skal oppnå gjennom å jobbe smart og integrert med målsettingene som er avhengig av hverandre.

Assisterende generalsekretær presenterte hovedlinjene som foreslås i den nye strategien. På menneskerettighetssiden skal vi være flinke til å prioritere slik at vi kan oppnå større gjennomslag på de områdene som vi fokuserer på. Vi skal jobbe hovedsakelig for ytringsfrihet og en verden fri for diskriminering, men samtidig gripe muligheter og agere på det som skjer i verden. Gjennom å fokusere på å styrke vår identitet har vi et mål om at flere skal kjenne til hvordan vi jobber og vår uavhengighet, noe som skal bidra til vår ambisjon om å vokse på inntektssiden. I tillegg skal vi legge til rette for meningsfullt og resultatdrevet lokalt menneskerettighetsarbeid, og har en ambisjon om å vokse i antall utadrettede aktiviteter. Videre skal vi opprettholde databasen vår av støttespillere gjennom å vise folk hvordan man kan utgjøre en forskjell gjennom alle livsfaser, og vi skal fortsette å kompetanse bygge både våre egne medlemmer og befolkningen som sådan.

Styret var positive til utkastet og kom med innspill på ulike aspekter av strategien. Det ble blant annet påpekt at lokal synlighet burde komme tydeligere frem i strategien og det ble stilt spørsmål om vi burde være litt mer ambisiøse i forhold til vårt mål knyttet til klimaavtrykk. Videre var styret positive til at innspillet fra medlemmer om å løfte arbeidet med flyktninger var blitt løftet høyere enn det har i den internasjonale strategien. På bakgrunn av innspillene fra styret vil oppdatert utkast til strategi legges frem på styremøtet i april.

Vedtak
Styret tar utkastet til etterretning og ber generalsekretæren legge frem oppdatert utkast i april.

SAK 26/2020 Styrking av AI Norges arbeid med aktivisme i regionene
Sakspapir fra generalsekretæren

Som en oppfølging av rapporten fra «Amnesty for alle – overalt!» og etterfølgende diskusjoner i styremøter, anbefaler generalsekretæren å igangsette en evaluering av Amnestys arbeid med aktivisme i regionene basert på Amnestys overordnede målsetting om at flere skal engasjere seg i Amnesty lokalt. Styret fikk presentert et forslag til mandat for arbeidet hvor det foreslås å nedsette en arbeidsgruppe skal evaluere hvordan arbeidet med aktivisme i regionene fungerer i dag. Videre skal det utarbeides forslag til hvordan aktivismearbeidet kan styrkes.

Styret takket for initiativet som de mener er i tråd med det styret ved flere anledninger har uttrykket et ønske om. Det ble bestemt at styret utpeker en referansegruppe som vil være i tett dialog med prosjektets arbeidsgruppe. Referansegruppen vil bestå av Thea Schjødt og Tor Kåpvik.

Under styremøtet i juni vil styret få en statusrapport og ferdigstilt evaluering med eventuelle endringsforslag vil bli lagt frem på styremøtet 10. september.

Vedtak
Styret vedtar mandat for prosjektet og ber generalsekretæren nedsette en arbeidsgruppe. Styrets referansegruppe vil bestå av Thea Schjødt og Tor Kåpvik.

SAK 27/2020 Korona-situasjonen tilknyttet daglig drift og landsmøtet
Sakspapir fra generalsekretæren

I henhold til forretningsorden for landsmøtet er styret ansvarlig for at landsmøtet arrangeres i samsvar med organisasjonens styrende dokumenter. Slik situasjonen er nå var styret enig om at landsmøtet ikke kan avholdes som planlagt i april. Vedtektene til organisasjonen tilsier at styret kan utsette landsmøtet etter å ha rådført seg med medlemmene, men siden situasjonen er så ekstraordinær og Folkehelseinstituttet har innført klare retningslinjer som tilsier at alle arrangementer med mer enn 50 personer ikke skal avholdes, vurderer styret det slik at denne beslutningen kan tas uten å ha gjennomført en konsultasjon med medlemmene.

Styret ble enig om at det vil avholdes et møte på høsten i stedet dersom situasjonen tillater det. Det ble diskutert at det kan være aktuelt å avholde et redusert landsmøte hvor fokuset vil være på beslutningene som må tas og at seminar/inspirasjonsdelene utgår. Styret ble enig om å diskutere format og mulig tidspunkt for et landsmøte på høsten under styremøtet i april.

Beslutningen om å avlyse landsmøtet og forhåpentligvis avholde et høstmøte vil kommuniseres ut til alle medlemmer i løpet av kort tid. Styret var opptatt av at ingen medlemmer skal tape penger på avlysningen, så deltakeravgifter vil refunderes og dersom reiseforsikringer ikke dekker reiser som allerede er booket så vil organisasjonen refundere disse kostnadene.

Under landsmøtet i april skulle valg av nytt styre gjennomføres. Organisasjonens valgkomite har anbefalt at nåværende styre blir sittende frem til nytt styre kan velges på høsten. Styret støttet denne beslutningen og alle styremedlemmene har sagt seg villig til å forlenge sin styreperiode. Hvis det ikke blir mulig å avholde et landsmøte på høsten vil det bli sett nærmere på om valg av styret kan gjennomføres elektronisk.

Vedtak
På grunn av myndighetenes restriksjon knyttet til korona-situasjonen, som styret anser som et tilfelle av force majeure, har styret besluttet å utsette landsmøtet fra 24-26. april til høsten. I tråd med anbefaling fra valgkomiteen forsetter nåværende styre til nytt styre kan bli valgt. Styret ber generalsekretæren på styremøtet 24. april legge frem forslag til hvor, hvordan og når det utsatte landsmøtet kan avholdes.

SAK 28/2020 – SAK 32/2020

Sakene som omhandlet ulike aspekter av landsmøtet ble utsatt grunnet beslutningen om å avlyse landsmøtet som var planlagt for april, ref. SAK 27/2020. Dette gjaldt saker som omhandlet vedtaksforslag fra medlemmer, utkast til styrets beretning, sakspapirer til de ulike arbeidsgruppene og styrets oppgaver under landsmøtet.

SAK 33/2020 Forberedelser til regionalt forum
Muntlig orientering v/styreleder

Styret ble informert om at det europeiske regionale forumet skal avholdes i helgen. Møtet skulle egentlig finne sted i Brussel, men grunnet korona-situasjonen vil møtet i stedet holdes virtuelt. Delegasjonen fra Amnesty i Norge vil bestå av styrets nestleder Thea Schjødt, styremedlem Siri Gloppen og generalsekretæren. Hovedfokuset for møtet blir den internasjonale strategiprosessen og korona-situasjonen.

Som styret har diskutert tidligere jobber Amnesty i Norge intensivt med å påvirke den internasjonale strategiprosessen. I samarbeid med Amnesty i Tyskland har det blitt utarbeidet et dokument som peker på ulike elementer av utkastet til ny internasjonal strategi som det foreslås å endre, og målet er at det regionale forumet skal vedta dette dokumentet som en offisiell uttalelse.

Styret diskuterte og var positive til innholdet i dokumentet og fremgangsmåten. Så lenge hoved essensen i dokumentet forblir den samme, fikk den norske delegasjonen til det regionale forumet fullmakt til å gjøre nødvendige endringer i dokumentet basert på diskusjoner som vil finne sted med andre seksjoner.

Vedtak
Styret tar det fremlagte dokumentet til orientering og gir AINs delegasjon til det europeiske regionale forumet fullmakt til å redigere dokumentet i samråd med sekretariatet.

SAK 34/2020 Avstemning over nedstemt GA motion Sakspapir fra generalsekretæren

I henhold til Amnesty Internationals Global Governance Regulations har forberedelses-komitéen til Global Assembly (PrepCom) vurdert alle forslag til vedtaksforslag og workshops som har blitt sendt inn. Av de 14 forslagene som PrepCom mottok har 6 blitt avvist. Videre prosedyre tilsier at dersom forslagsstiller velger å anke beslutningen om å avslå et forslag, så skal standing representatives stemme over om denne beslutninger skal bli stående eller forkastes. Dersom et flertall av standing representatives stemmer for å forkaste beslutningen om å avslå et forslag, så vil forslaget bli godkjent som en sak til Global Assembly.

Det er kun én seksjon, Amnesty i Hellas, som har valgt å anke avgjørelsen fra PrepCom. Styret diskuterte om de var enig i PrepCom sin avgjørelse og konkluderte med at de støttet denne beslutningen.

Vedtak
Styret ber styreleder støtte PrepComs avvisning av vedtaksforslaget fra Amnesty i Hellas.

SAK 35/2020 Styrets orientering

Styreleder takket alle styremedlemmene for at de har sagt ja til å forlenge sin styreperiode og vil fortsette å bidra til at organisasjonen kommer seg gjennom situasjonen på best mulig måte.

SAK 36/2020 Eventuelt

Det fremkom ingen saker under eventuelt.

Styrets alenetid