Protokoll fra styremøte 16. feb 2019

Tilstede: Kjetil Haanes, Thea Schjødt, Kjell Johnsen, Tonje Hellevig, Tor Kåpvik, Selma Ahmetagic, Anne Marie Mollén, Thomas Øvestad og Eva Hildrum.

Forfall: Tor-Hugne Olsen og Siri Gloppen

Tilstede fra sekretariatet: John Peder Egenæs, Bjarte Økland og Maren Grytting.

Møteleder: Kjetil Haanes
Protokollfører: Maren Grytting

SAK 1/2019 Dagsorden
Sakspapir fra generalsekretæren

Grunnet forfall trer 1. vara, Thomas Øvestad, og 2. vara, Eva Hildrum, inn som ordinære styremedlemmer.

Styret har mottatt en søknad til prosjektfondet som ble lagt til som SAK 11/2019 på dagsorden.

Vedtak
Styret vedtok dagsorden.

SAK 2/2019 Protokollsaker
Sakspapir fra generalsekretæren

Vedtak
Protokoll fra styremøtet 14.12.2018 ble godkjent og signert.

SAK 3/2019 Kommende styresaker
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret gikk gjennom kommende styresaker og bestemte at styrets egenevaluering skal legges til styremøtet i oktober.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 4/2019 Generalsekretærens orientering
Muntlig orientering v/generalsekretæren

Generalsekretæren orienterte om dialogen mellom det internasjonale sekretariatet og Norad rundt oppfølging av bevilging gjennom EEJ-programmet.

Generalsekretæren orienterte styret om rapporten produsert av et innleid eksternt selskap, KonTerra, som omhandler arbeidsmiljøet ved det internasjonale sekretariatet. Rapporten har avdekket dårlige arbeidsforhold ved det internasjonale sekretariatet i London og de regionale kontorene. I kjølvannet av rapporten har den nye internasjonale generalsekretæren, Kumi Naidoo, hyret et eksternt konsulentfirma som skal bistå han med å utarbeide kort- og langsiktige løsninger som skal bedre situasjonen. Styret ble informert om at rapporten vil ferdigstilles i slutten av mars og at styret vil bli holdt orientert om saken.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 5/2019 Årsrapport 2018
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret diskuterte og kom med innspill til årsrapporten.

Vedtak
Styret vedtar årsrapport for 2018 med styrets endringsforslag.

SAK 6/2019 Foreløpig regnskap 2018
Muntlig orientering v/ generalsekretæren

Økonomi- og administrasjonssjef presenterte foreløpig regnskap for 2018. Endringer kan forekomme i regnskapet og endelig årsrapport vil presenteres på styremøtet i mai eller juni. Hovedtallene viser at organisasjonen ender med et større underskudd enn prognosen pr tredje kvartal tilsa. På inntektssiden skyldes avvik fra opprinnelig budsjett hovedsakelig lavere inntekter knyttet til arv og næringsliv/store givere. På kostnadssiden hadde organisasjonen etter godkjenning fra styret, jf. SAK 19/2018, et overforbruk på face-to-face kostnader, noe som førte til lavere assessment utbetalt til det internasjonale sekretariatet. I tillegg hadde organisasjonen et underforbruk på aktivitetskostnader.

Likviditet og avkastning ble presentert, samt avkastningstall for investeringene som har vært gjort i 2018.

Økonomi- og administrasjonssjef informerte styret om status for økonomi ved utgangen av januar 2019. Verving ved inngang til året har vært god, noe som fører til at medlemsinntekter ligger over budsjett. Ordinære kostnader ligger foreløpig under budsjett, men oppussingskostnader ser ut til å bli noe høyere enn tidligere antatt.

Styret ble orientert om at siden budsjettet for 2019 består av noen usikre inntektselementer har sekretariatet laget en tiltaksplan for å kutte kostnader dersom organisasjonen ikke ligger an til å nå inntektsmålene.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 7/2019 Strategiprosess
Muntlig orientering v/generalsekretæren

Generalsekretæren orienterte styret om at prosessen med å utarbeide en ny internasjonal strategi har begynt. Den nye strategien skal vedtas av Amnesty Internasjonal sitt øverste organ, Global Assembly, i august 2020 og gjelde fra 2021. Ved neste styremøte vil styret diskutere tidslinje for utarbeidelse av en ny norsk strategi som skal utledes av den internasjonale strategien og skal gjelde fra 2021.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 8/2018 Mandat for prosjekt til arbeidsgruppe organisasjon
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret diskuterte mandat for prosjektet «Amnesty for alle – over alt» som skal gjennomføres av arbeidsgruppe organisasjon som styret har nedsatt. Gjennom prosjektet skal arbeidsgruppen vurdere nye og innovative løsninger for å få flere aktive medlemmer tilknyttet organisasjonen, med spesielt fokus på deler av befolkningen hvor det er få tilknyttet fra før av. Resultatet av arbeidet skal presenteres for styret i oktober.

Vedtak
Styret vedtar mandat for prosjektet «Amnesty for alle – over alt». Arbeidsgruppen vil bestå av Tor Kåpvik, Tonje Hellevig, Thomas Øvestad og Anne Marie Mollén.

SAK 9/2019 Evaluering av landsmøtet
Sakspapir fra generalsekretæren

Etter Landsmøtet 2018 ble det sendt ut en evaluering til alle medlemmer som deltok. Styret diskuterte resultatet av evalueringen som generelt sett var positivt og hvordan tilbakemeldingene burde følges opp. Videre begynte styret å diskutere hvordan det vil bli fremover nå som organisasjonen skal avholde årlige landsmøter. Styret ble enig om å fortsette denne diskusjonen under neste styremøte.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 10/2018 Amnesty i Finlands utkast til vedtaksforslag til Global Assembly 2019
Sakspapir fra internasjonalt utvalg

Styret ble orientert om at Amnesty i Finland har fremmet et vedtaksforslag for Amnesty International sitt øverste organ, Global Assembly, som handler om å innføre tiltak for å redusere organisasjonens påvirkning på klimaet. Styrets internasjonale utvalg har behandlet forslaget og fremmet en anbefaling til styret. Styret diskuterte forslaget og anbefalingen fra internasjonalt utvalg og konkluderte med at de støtter intensjonen til Amnesty i Finland, men er uenig i enkelte deler av vedtaksforslaget.

Forslaget har som målsetting at Amnesty International skal bli klimanøytral, noe som vil innebære kjøp av klimakvoter. Styret mener at det er viktig at organisasjonen innfører tiltak som vil redusere klimautslipp betraktelig, men synes ikke at organisasjonen skal bruke innsamlede midler til kjøp av klimakvoter og kommer til å foreslå for Amnesty i Finland at blant annet dette punktet fjernes fra vedtaksforslaget.

Vedtaksforslaget vil først bli diskutert på et regionalt forum som skal avholdes i mars i Paris, før det eventuelt vil bli behandlet av Global Assembly i august dersom forslaget blir godkjent som et Global Assembly vedtaksforslag.

Vedtak
Styret støtter Amnesty i Finlands initiativ om «international measures to mitigate global warming» og ber delegasjonen til regionalt forum om å arbeide for å få inn de endringene som internasjonalt utvalg har foreslått.

SAK 11/2019 Søknad til prosjektfondet
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret har mottatt en søknad til prosjektfondet som omhandler støtte til en workshop for unge kvinnelige samfunnsdebattanter. Søknaden kommer fra den norske delegasjonen av Amnesty medlemmer som deltok på workshopen «Youth Activism Workshop on Freedom of Expression» i Beirut i 2018 som var et samarbeidsprosjekt mellom Amnesty International i Norge og Amnesty International sitt regionkontor for Midtøsten og Nord-Afrika.

Styremedlem Selma Ahmetagic er en av søkerne og er dermed inhabil i saken og fratrer fra behandlingen.

Styret diskuterte og stilte spørsmål knyttet til søknaden, og vedtok å innvilge søknaden.

Vedtak
Styret innvilger søknaden på 85 000 kr. Etter tildelingen ligger prosjektfondet på størrelsesorden 18,5 millioner kr.

SAK 12/2019 Styrets orientering

Styreleder orienterte styret om et brev som har blitt sendt inn til styret av et medlem. I brevet kommer medlemmet med tilbakemeldinger og innspill knyttet til landsmøtet og medlemsdemokratiet forøvrig. Styret diskuterte innholdet i brevet og kom med innspill til svar.

Til nå har det blitt avholdt regionmøter i Oslo, Kristiansand og Trondheim. Styremedlemmene som har deltatt på disse møtene ga styret en kort oppsummering om hvordan disse møtene hadde gått.

Styrets nestleder, Thea Schjødt, orienterte styret om at hun og Grethe Kristine Olsen deltok på et møte med ungdoms- og studentrådet i slutten av januar. Under møtet ga de rådene en oppdatering om status for den internasjonale policy prosessen knyttet til narkotika og menneskerettigheter, en orientering om vedtakene som ble gjort på Landsmøtet 2018 og hadde en diskusjon med rådene om hvordan rådene og styret kan samarbeid.

Styreleder orienterte styret om at prosessen for å nominere kandidater til diverse internasjonale posisjon har startet.

SAK 13/2019 Eventuelt

Det forekom ingen saker under eventuelt.

Styrets alenetid

Godkjent og signert under styremøtet 9. mai 2019.