Protokoll fra styremøte 16. desember 2021

Til stede: Thea Schjødt, Tor Kåpvik, Kjell Johnsen, Anette Bonnevie Wollebæk, Anne Marie Mollén, Arne Wilhelm Theodorsen, Selma Ahmetagic, Viktor Johannes Matre, Gabriel Qvigstad og Maren Susanna Rullestad

Forfall: Juni Emilie Baardvik, Maryam Iqbal Tahir, Thomas Øvestad og Henriette Nielsen

Til stede fra sekretariatet: John Peder Egenæs, Sayed Sohaib Karimi, Ingvild Gjone Lyberg, Jørgen Lindbäck-Larsen og Ragna Eskeland

Møteleder: Thea Schjødt
Protokollfører: Sayed Sohaib Karimi

SAK 85/2021 Dagsorden
Sakspapir fra generalsekretæren

I fravær av ordinære styremedlemmer trådte 2. og 4. vara inn med stemmerett.

Styret var ett medlem mindre enn vanlig, men likevel beslutningsdyktig i henhold til styrets instruks.

Vedtak:
Styret vedtar dagsorden.

SAK 86/2021 Protokollsaker
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret påpekte en navnefeil under SAK 83/2021 som ble korrigert før elektronisk signering.

Vedtak:
Protokoll fra styremøte 16.09.2021 ble godkjent og signert elektronisk.

SAK 87/2021 Kommende styresaker
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret gjorde to endringer på kommende styresaker i 2022. Det omhandlet orientering om AI Norges mangfoldprosjekt på styremøtet 17. mars og flytting av styrets egenevaluering 2022 på styremøtet 15. desember.

Vedtak:
Styret tar saken til orientering.

SAK 88/2021 HMS-rapport 2021
Sakspapir fra generalsekretæren

AI Norges HR-sjef, Ragna Eskeland, Før presenterte HMS-rapport 2021.

Som følge av koronasituasjonen, er perioden i rapporten er fra juni 2020 til desember 2021.

Det har blitt etablert gode rutiner for smittesporing. Rutinene blir fulgt opp og fungerer ganske godt.

Mange ansatte er fremdeles er engstelige for å være på kontoret både for sin egen og andres helse. Derfor er det viktig at det tilrettelegges for fleksibilitet, men samtidig en balanse mellom ivaretakelse av helse og fellesskapet.

Samarbeid med AMU og tillitsvalgte har vært veldig godt i hele perioden. Samarbeidet har vært viktig både som konsultasjonsforum og med tanke på koronasituasjonen. Kommunikasjonen mellom ledelsen, AMU og tillitsvalgte er tydelig og konstruktivt.

Det er ikke store utfordringer knyttet til verneombud, men det jobbes fortløpende for forbedringer.

Andre områder som medarbeiderundersøkelse er ikke statisk, men det jobbes med det løpende.

Ledelsen har hatt et høyt fokus på sykefravær som har gått noe opp siden 2020. I stor grad skyldes det langtidssykefravær. Det er ingen av disse sakene som har hovedårsak i arbeidsforholdet. Ledelsen har gode rutiner for oppfølging både under og etter sykefraværene. En annen utfordring med tanke på koronasituasjonen er skille mellom når en medarbeider kan jobbe og når en virkelig ikke er i stand til det.

Styret gratulerte AI Norge med kåring av beste arbeidsplass i 2021 av Great Place to Work.

Styret kommenterte at det ga et positivt inntrykk å se punktet om infrastruktur og digital kompetanse i en HMS-rapport.

Styret takket HR-sjef for presentasjonen og ga ros til det positive tillitsforholdet mellom ledelsen og sekretariatet.

Vedtak:
Styret tar saken til orientering.

SAK 89/2021 Generalsekretærens orientering
Muntlig orientering ved generalsekretæren

Generalsekretæren orienterte styret om forhåndsfiltrering av Oljefondet.

Videre orienterte han om et av AINs sekretariatsmøter der flere aktivister ble invitert. Både aktivistene og sekretariatet opplevde et slikt møte veldig nyttig. Aktivistene presenterte deres arbeid etterfulgt av en diskusjon om hvordan beholde studentaktivister etter endt studieperiode.

Sportsvasking er årets nye nyord i 2021. Det viser at AIN er til stede og er med å forme språket til en viss grad i den norske offentligheten både når det gjelder idrett og Oljefondet.

AI Norges HR-sjef snakket om formålet med mangfoldprosjektet. Hun informerte om prosessen for dette prosjektet blant annet en kartlegging i samarbeid med et konsulentfirma. De gjør i hovedsak to ting som skal resultere i en rapport som skal både til ledelsen og sekretariatet. 1) hvordan vi står på policynivå med tanke på mangfold og 2) utarbeide en spørreundersøkelse som skal sendes til både sekretariatet og aktivistene. Når både policyen og undersøkelsen er klar skal konsulentfirmaet utarbeide en rapport som blant annet skal omhandle kort- og langsiktige råd for konkret arbeid i dette feltet. Denne saken skal framlegges for styret på styremøte i mars 2022.

Styret ga ros til AIN for ansettelsen av en spesialrådgiver som skal jobbe med urfolk.

Styret nevnte at både sportsvasking, Oljefondet, mangfoldarbeidet er gode nyheter og at de ser fram til å høre mer om mangfoldprosjektet.

Styret takket generalsekretæren for orientering.

SAK 90/2021 Status CRM-prosjekt/økonomi
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren orienterte at sekretariatet er i henhold til plan både med tanke på aktiviteter og budsjett knyttet til CRM- og økonomiprosjektet.

Under forrige styremøtet ble det nevnt at på grunn av den eksterne ressursmangelen måtte vi trekke interne ressurser. Men det er per i dag ingen avvik å melde på områdene aktiviteter og budsjett.

Styret takket for orientering.

Vedtak:
Styret tar saken til orientering.

SAK 91/2021 Næringslivssamarbeid med Fredensborg AS
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren viste til forpapiret til denne saken og nevnte at det har vært god forankring i denne prosessen med sekretariatet. Det er delte meninger blant sekretariatet, men alle synspunkter er reflektert i forpapiret.

Han åpnet for diskusjon samt spørsmål og svar fra styret.

Styret spurte om hvor store motsetninger det er i synspunktene til sekretariatet. Det ble opplyst om delte meninger innad i sekretariatet, hvor noen er positive, andre negative, mens en del er usikre til samarbeidet.

Styret påpekte en regnefeil i matrisen hvor 2x4 er 6 fremfor 8.

Styret etterspurte en mer formell screening fra det internasjonale sekretariatet. Generalsekretæren svarte at dette skal etterspørres så snart som mulig.

Styret spurte når signering av avtalen vil være med tanke på at det er under fire måneder igjen til landsmøtet og hvor vidt det er mulig å avvente signering til etter landsmøtet. Generalsekretæren svarte at eiendomsselskapet oppdaterer avtalen i henhold til de punktene AI Norge har spilt inn og deretter vil avtalen signeres i perioden januar-februar.

Styret ga ros til forpapiret til denne saken som reflekterer nyansene i standpunktene. Styret støttet inngåelse av en slik avtale, men påpekte at det ikke er helt riktig å betegne denne prosessen med formuleringen «gratis husleie», men heller som gave. Generalsekretæren svarte at dette skal han ta opp med eiendomsselskapet og bli enige om en løsning.

Etter en gjennomgående diskusjon om ulike sider ved denne avtalen og de eventuelle implikasjonene den kan medføre, var styret samstemmige i at AI Norge skal inngå avtalen med eiendomsselskapet Fredensborg AS om leie av kontorer som gave i deres lokaler.

Styret ga innspill til en mer presis omformulering av forslag til vedtak før endelig vedtak av saken.

Styret takket for et godt og nyansert forpapir.

Vedtak:
Styret vedtar at Amnesty International i Norge kan inngå en avtale med eiendomsselskapet Fredensborg AS om leie av kontorer som gave i deres lokaler.

SAK 92/2021 Status økonomi pr november
Sakspapir fra generalsekretæren

Grunnet sykefravær hos sentrale personer ansvarlig for denne saken, hadde generalsekretæren ikke en presentasjon å presentere.

Han ga en overordnet oversikt over de største tallene for denne måneden.

Vedtak:
Styret tar saken til orientering.

SAK 93/2021 Budsjett 2022
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren ga en presentasjon av AI Norges budsjett for 2022.

Vedtak:
Styret vedtar budsjett for 2022 som foreslått av generalsekretæren.

SAK 94/2021 Budsjett for landsmøte 2022
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren ga en forklaring bak forespørsel om å øke budsjettet for landsmøtet 2022.

Styret godkjente forslag til vedtak fra generalsekretæren med en endring om å tilføye setningen «..så langt omstendighetene tillater det..».

Det endelige vedtaket lyder slikt:

Vedtak:
Styret opprettholder vedtaket om at Landsmøtet 2022 skal være et fullverdig fysisk landsmøte så langt omstendighetene tillater det og at medlemmene også skal tilbys å delta digitalt. Styret ber generalsekretæren øke budsjettrammen slik at dette blir mulig.

SAK 95/2021 Mål- og handlingsplan 2022
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren ga en presentasjon av AI Norges nysatsninger i 2022.

Styret takket for presentasjonen.

Vedtak:
Styret vedtar Mål- og handlingsplan og KPIer for 2022.

SAK 96/2021 Møter i organisasjonen i 2022
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret utnevnte sine representanter til de ulike regionmøtene i 2022.

Sekretariatet skal utarbeide presentasjoner for styremedlemmer som skal presenteres på regionmøtene.

Vedtak:
Styret tar saken til orientering.

SAK 97/2021 Datoer for styremøter i 2022
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret godkjente dator for styremøter i 2022.

Styret endret dato og tidspunkt for styremøtet i april til fredag 22. april kl. 12:30-16:30. Dette styremøtet vil avholdes på Scandic Hotel ved Gardermoen.

Vedtak:
Styret vedtar følgende møtedatoer for 2022: 17. februar, 17. mars, 21. april, 17. juni (styreseminar), 18. juni, 15. september, 20. oktober og 15. desember.

SAK 98/2021 Styrets egenevaluering 2021
Sakspapir fra generalsekretæren

I forkant av dette styremøtet fikk styret tilsendt en spørreundersøkelse knyttet til styrets egenevaluering av 2021.

Styret gikk gjennom svarene og diskuterte forbedringsområdene og behovene. Blant annet ble det diskutert hvordan mangfold i styret kan styrkes samt hvordan styret kan involveres mer i prosessene slik at det blir mindre styrt av administrasjonen. I tillegg ble styret som kollegium og dets dynamikk tatt opp og tiltak som kan styrke det. Det var en bred enighet blant styret at koronasituasjonen og de digitale møtene har vært med på å svekke dynamikken.

Vedtak:
Styret tar saken til orientering.

SAK 99/2021 Status Organisasjonsutvalgets arbeid med økt medlemsdeltakelse
Muntlig orientering ved Organisasjonsutvalget

Organisasjonsutvalget presenterte deres gjennomgang av mandat for arbeid med økt medlemsdeltakelse som styret vedtok på forrige styremøtet.

I all hovedsak kom Organisasjonsutvalget frem til at den listen av tiltakene som ble vedtatt som en del av demokratiprosjektet før landsmøtet 2018 ikke har fått nok tid til å virke ennå. Det ble derfor foreslått to alternativer. Det ene er at det arbeidet kan gjøres på nytt og nye tiltak kan iverksettes eller at det bør gis tid til at de foreslåtte tiltakene kan virke slik at man ser effekten av disse.

Styret ga innspill å sette ned en referansegruppe som kan involveres i framtidige prosjekter rettet mot medlemmer.

Styret var enige med det sistnevnte alternativet til Organisasjonsutvalget.

Vedtak:
Organisasjonsutvalgets oppdrag utsettes frem til organisasjonen (sekretariat og styret) har hatt mer tid til å implementere de tiltakene som ble foreslått av demokratiprosjektet før Landsmøtet i 2018 og se effekten av disse. Organisasjonsutvalgets evaluering av dagens ordninger for deltagelse i organisasjonens demokratiske beslutninger og struktur skal skje innen 2025 i tråd med føringene for evaluering og justering i strategien.

SAK 100/2021 Styrets orientering

Selma Ahmetagic orienterte på vegne av Juni Emilie Baardvik at hun i slutten av oktober var invitert i Bergen til å snakke om Skriv for liv-kampanjen til noen aktivister fra Danmark. I tillegg har hun hatt et møte med en dansk aktivist hvor hun fortalte om sin rolle som ungdomsrepresentant i styret og hvordan det ble jobbet for å få inn en ungdomsrepresentant i AI Norges vedtekter. Videre nevnte hun at arbeidet med aktivisthåndboka skal begynne fra 2022 med et foreløpig mål om å ferdigstille den innen studentsamlingen.

Thea Schjødt orienterte om hennes involvering i arbeidet knyttet til governance og styring i det internasjonale Amnestysystemet. Hun minnet om et forslag som AI Norge på sist Global Assembly hadde fremmet, men som ikke ble vedtatt grunnet pågående internt arbeid på det gitte området.

Thea Schjødt orienterte også om et møte i Norge med den internasjonale generalsekretæren, Agnes Callamard.

SAK 101/2021 Eventuelt

Styret ga avslutningsvis ros til det gode arbeidet sekretariatet gjør.

Styrets alenetid