Protokoll fra styremøte 14. sept 2018

Tilstede: Kjetil Haanes, Kjell Johnsen, Tonje Hellevig, Gro Herefoss Davidsen, Tor-Hugne Olsen, Wasim Zahid, Ole-Gunnar Solheim, Nancy Herz, Thomas Øvestad og Inga Laupstad.

Forfall: Thea Schjødt og Veslemøy Aga.

Tilstede fra sekretariatet: John Peder Egenæs, Bjarte Økland og Maren Grytting.

Møteleder: Kjetil Haanes
Protokollfører: Maren Grytting

SAK 42/2018 Dagsorden
Sakspapir fra generalsekretæren

Gro Herefoss Davidsen har blitt valgt inn i Amnestys Membership Review Committee (MRC). Vedtektene til MRC tilsier at man ikke samtidig kan sitte som styremedlem i en seksjon, så Herefoss Davidsen har dermed formelt tredd ut av det norske styret men møter som observatør med talerett på gjenværende styremøter før nytt styret velges. Som en konsekvens av dette trer første vara, Nancy Herz, inn som fast ordinært styremedlem.

Grunnet forfall trer første vara, Thomas Øvestad, og andre vara, Inga Laupstad, inn som ordinære styremedlemmer.

Det ble meldt inn tre eventuelt saker, to som omhandler vedtaksforslag til landsmøtet og en om inngåelse av ny husleieavtale.

Vedtak
Styret vedtok dagsorden.


SAK 43/2018 Protokollsaker
Sakspapir fra generalsekretæren

Vedtak
Protokoll fra styremøtet 15.06.2018 ble godkjent og signert.


SAK 44/2018 Kommende styresaker
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret besluttet at førstkommende styremøte som gjennomføres i forbindelse med landsmøtet 9. november skal avholdes fra kl. 12.30-15.30.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.


SAK 45/2018 Generalsekretærens orientering
Muntlig orientering v/generalsekretæren

Generalsekretæren orienterte om at det er påmeldt nesten 100 studenter til neste ukes studentsamling. Helgen vil bestå av en blanding av sesjoner om organisatoriske og menneskerettslige temaer.

Styret ble orientert om hvordan de oppdaterte etiske retningslinjene og de nye retningslinjene for håndtering av seksuell trakassering har blitt distribuert. Alle gruppekontakter har, eller vil i nærmeste fremtid, motta retningslinjene. Retningslinjene vil fremover informeres om på alle større møter, og alle ansatte har mottatt retningslinjene.

Under styremøtet i april bevilget styret penger fra prosjektfondet til to kampanjer – en LHBT-kampanje og en netthets/ytringsfrihet-kampanje. Generalsekretæren ga styret en oppdatering på resultatene fra førstnevnte kampanje som ble avholdt i sommer. Gjennom LHBT-kampanjer har 3000 personer som støttet oss med 200 kr mottatt et regnbue-armbånd. Dette har ført til en rekke nye leads, dvs navn og kontaktdetaljer på folk som ikke allerede er medlemmer hos oss, som vil kontaktes i tiden fremover.

Styret ble under forrige styremøte orientert om at samarbeidet som Amnesty i Norge har hatt med Hydro frem til nå ville revurderes grunnet korrupsjonsanklager rettet mot Hydro i Brasil. Generalsekretæren orienterte styret om at det nå har blitt besluttet at samarbeidet skal videreføres. Beslutningen har blitt tatt på bakgrunn av grundige vurderinger og samtaler med Hydro og andre aktører. Hydro har vist at de tar saken alvorlig og har tatt diverse grep for å bedre samarbeidet med sivilsamfunn og lokale- og føderale myndigheter i Brasil.

Den nye personvernforordringen, GDPR, tredde i kraft i juli 2018. Organisasjonen fortsetter å jobbe aktivt med å etablere rutiner og inngå avtaler i henhold til den nye forordringen, og har prioritert å få på plass de mest sentrale og viktigste databehandleravtalene og rutinene. Innen utgangen av året regner organisasjonen med å ha alle avtaler og rutiner på plass. Til nå har vi mottatt to innsynsbegjæringer som ble besvart innen fristen.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.


SAK 46/2018 Kvartalsrapport handlingsplan – andre kvartal
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren orienterte styret om noen av aktivitetene som ble gjennomført i andre kvartal. I forbindelse med fotball VM lanserte Amnesty i samarbeid med Helsingforskomiteen og Fri en håndbok for journalister som skulle til Russland.

I Norge gikk ‘Nei er Nei’ kampanjen av stabelen i mai. Amnesty avholdt i alt 33 foredrag i forbindelse med kampanjen rundt på skoler.

I andre kvartal ble det opprettet et nytt råd i organisasjonen da ‘ungdomsrådet’ ble etablert. Det er etter modell av ‘studentrådet’, og består av representanter fra ungdomsgruppene.

Det ble avholdt to menneskerettighetsuker i henholdsvis Bergen og Tromsø. Menneskerettighets-ukene som ofte er i regi av våre studentgrupper i samarbeid med sekretariatet fortsetter å spre seg og vokser. De har blitt en viktig arena der menneskerettslige spørsmål diskuteres.

Styret diskuterte og kom med innspill og tilbakemeldinger på rapporten.

Vedtak
Styret tar saken til orientering


SAK 47/2018 Status økonomi – andre kvartal / status økonomi pr august
Sakspapir fra generalsekretæren

Økonomi- og administrasjonssjef presenterte status økonomi pr august. På inntektssiden ligger organisasjonen fortsatt under budsjett, dette skyldes hovedsakelig lavere inntekter knyttet til store givere og næringsliv enn det som er budsjettert. Øvrige inntektskilder ligger omtrent på budsjett.

På kostnadssiden ligger organisasjonen over budsjett. Dette skyldes høyere kostnader knyttet til F2F-rekruttering som styret tidligere har godkjent (ref. SAK 19/2018), samt styrebevilgede tildelinger fra prosjektfondet. Øvrige kostnader ligger noe under budsjett.

Oppdatert prognose ble presentert og diskutert med styret. Inntektssiden er noe svekket, men grunnet lavere forbruk på enkelte poster ligger organisasjonen an til et null-resultat ved utgangen av året når tallene justeres for tildelinger fra prosjektfondet.

Styret ble orientert om at det vurderes en prisøkning på SMS-tjenesten til organisasjonen. Styret uttrykket at de var positive til en eventuell endring dersom sekretariatet vurderer det som hensiktsmessig.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.


SAK 48/2018 HMS-rapport 2018
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret diskuterte HMS-rapport for 2018 og stilte spørsmål rundt det høye sykefraværet. Generalsekretæren orienterte styret om at en vesentlig del av sykefraværet er langtidsfravær som ikke skyldes arbeidsrelatert sykdom. Ledelsen har fokus på dette temaet og en aktiv dialog med tillitsvalgte og verneombud.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.


SAK 49a/2018 Utkast til styrets beretning 2016-2018
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret diskuterte og kom med innspill til utkastet til styrets beretning 2016-2018.

Vedtak
Styret ber generalsekretæren inkorporere styrets tilbakemeldinger i utkast til styrets beretning 2016-2018. Styreleder godkjenner endelig versjon på vegne av styret før utsendelse.


SAK 49b/2018 Utkast til sakspapir arbeidsgruppe økonomi
Sakspapir fra generalsekretæren

Økonomi- og administrasjonssjef presenterte utkast til sakspapir til arbeidsgruppe økonomi. Styret diskuterte og kom med innspill til sakspapirene.

Prognosen som presenteres i sakspapirene bygger på dagens kjente forutsetninger, en nøytral inntektsprognose, ivaretakelse av kjente utviklingstrekk på kostnadssiden og legger til grunn et nullresultat hvert år. Sekretariatet vurderer prognosen som relativt konservativ. Dersom det besluttes å øke prisen på SMS-tjenesten, ref. SAK 47/2018, vil prognosen oppdateres.

Vedtak
Styret godkjenner sakspapirene til arbeidsgruppe økonomi og ba generalsekretæren innarbeide styrets innspill.


SAK 49c/2018 Utkast til sakspapir arbeidsgruppe organisasjon
Sakspapir fra styreleder

Styret diskuterte forslag til mindre endringer i Innstillingen til styret om Amnesty i Norges medlemsdemokrati. Det ble besluttet å endre rekkefølgen på noen av tiltaksforslagene og fjerne en del av tiltaksforslag nr. 10 vedrørende redaksjonsutvalget. Videre diskuterte styret muligheten for å endre tiltaksforslag nr. 3 som foreslår at landsmøtet skal legges fast til Gardermoen i Ullensaker, Akershus. Som presentert i innstillingen er hensikten med tiltaksforslaget kostnadsbesparelse. Styret landet på å endre formuleringen til «ved årlige landsmøter skal de fortrinnsvis arrangeres i hensiktsmessig beliggenhet til Gardermoen».

Styremedlem Tor-Hugne Olsen ytret sin uenighet mot tiltaksforslaget om at ved årlige landsmøter skal de fortrinnsvis legges fast til et sted. Olsen støtter ikke dette tiltaksforslaget med mindre det etableres en delegatordning. Innstillingen anbefaler ikke at det etableres en delegatordning.

Styret diskuterte og kom med innspill til utkast til sakspapirene til arbeidsgruppe organisasjon. Ref. SAK 37/2018 vil styret legge frem to likestilte forslag for landsmøtet. Hoved diskusjonen rundt disse to forslagene er om Amnesty i Norge skal gå fra landsmøtet hvert annet år til årlige landsmøter. Dersom landsmøtet bestemmer at organisasjonen skal gå over til årlige landsmøter vil dette føre til diskusjoner rundt lokasjon av landsmøtet (ref over) og syklus for valg av styret.

Vedtak
Styret godkjenner sakspapirene til arbeidsgruppe organisasjon og ba generalsekretæren innarbeide styrets innspill.


SAK 49d/2018 Vedtektsendringssak til landsmøtet
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren orienterte styret om en uoverensstemmelse mellom to av organisasjonens styringsdokumenter vedrørende frister for vedtektsendringsforslag og ordinære vedtaksforslag til landsmøtet.

Vedtak
Styret ber sekretariatet utarbeide dette til en sak som skal legges frem for landsmøtet.


SAK 49e/2018 Program for landsmøte 2018
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret fikk presentert siste utkast til program for landsmøtet.

Vedtak
Styret vedtar endelig program for landsmøte og gir sekretariatet tillatelse til å gjøre mindre endringer dersom nødvendig.


SAK 49f/2018 Ordstyrere til landsmøtet
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret diskuterte forslaget. Da de foreslåtte ordstyrerne er kvinner, påpekte styret at det er ønskelig for fremtidige arrangementer at det søkes en bedre kjønnsbalanse blant ordstyrerne.

Vedtak
Styret godkjenner foreslåtte ordstyrere.


SAK 49g/2018 Styrets oppgaver under landsmøtet
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret diskuterte og fordelte styrets oppgaver under landsmøtet.

• Landsmøtet på 1-2-3: Nancy Herz og Gro Herefoss Davidsen
• Arbeidsgruppe økonomi: Kjell Johnsen og Ole-Gunnar Solheim
• Arbeidsgruppe menneskerettigheter: Inga Laupstad og Veslemøy Aga
• Arbeidsgruppe organisasjon: Thea Schjødt og Tonje Hellevig
• Redaksjonskomité: Kjetil Haanes
• Internasjonale gjester: Wasim Zahid
• Ombud: Tor-Hugne Olsen

SAK 49h/2018 Amnestyprisen 2018
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret diskuterte innstillingen fra nominasjonskomiteen til Amnestyprisen 2018.

Vedtak
Styret vedtar å gi Amnestyprisen i tråd med nominasjonskomiteens innstilling. Prisvinneren annonseres under landsmøtet 2018.


SAK 50/2018 Søknad til prosjektfondet
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren presenterte søknad til prosjektfondet. Amnesty i Tyrkias tidligere generalsekretær, Idil Eser, ble i juli 2017 arrestert sammen med ni andre aktivister. Etter fire måneder ble alle ti løslatt fra varetekt, men tiltalen er opprettholdt og de risikerer fortsatt ti års fengsel på bakgrunn av tiltaler Amnesty anser som totalt oppkonstruert. Denne situasjonen har ført til at Idil Eser har uttrykket et ønske om å bo utenfor Tyrkia i en periode. Eser har fått innvilget ett års arbeidsvisum i Norge og generalsekretæren søker med dette midler fra prosjektfondet som skal dekke husleien til hennes. Det internasjonale sekretariatet og et par andre seksjoner vil også bistå økonomisk med å dekke andre utgifter knyttet til oppholdet hennes i Norge.

Vedtak
Styret vedtar å bevilge inntil NOK 200.000 for å dekke husleie for Idil Eser i ett år i Norge. Midlene hentes fra ‘Prosjektfondet’.


SAK 51/2018 Tilbakemeldinger fra Global Assembly
Sakspapir fra generalsekretæren

Styreleder rapporterte tilbake til styret fra Global Assembly som ble avholdt i Warszawa i juli 2018. Amnesty i Norges delegasjon besto av styreleder Kjetil Haanes, styrets nestleder Thea Schjødt, ungdomsdelegat Selma Ahmetagic, og generalsekretær John Peder Egenæs. Delegasjonen jobbet spesielt aktivt med policy prosessene knyttet opp til abort og narkotika. Se SAK 33/2018 i protokoll fra styremøtet 15. juni 2018 for å lese mer om styrets posisjon på de ulike policy prosessene. I forbindelse med abort policy prosessen fikk delegasjonen forsikringer om at styrets innvendinger vil bli reflektert i endelig policy. Hovedfokuset til delegasjonen i diskusjoner knyttet til policy prosessen om narkotika var å forhindre at policyen vil gå for en avkriminalisering av småskala salg av narkotika og transport av små mengder narkotika. Dette lyktes delegasjonen med. Øvrige punkter, slik som avkriminalisering for personlig bruk, fikk full oppslutning av Global Assembly.
I tillegg til overnevnte og andre policy diskusjoner vedtok Global Assembly å forlenge den internasjonale strategiperioden med et år – ut 2020.


SAK 52/2018 Styrets orientering

Styreleder orienterte fra Arendalsuken der Amnesty i Norge var godt representerte. I løpet av uken hadde organisasjonen to arrangementer. Det ene arrangementet var et seminar om hatefulle ytringer mot kvinner på nett, og det andre arrangementet var et samarbeid mellom Amnesty og Helsingforskomiteen og besto av en debatt med tittel ”Shrinking space in Europe – crackdown on human rights defenders”. Begge arrangementene hadde et godt oppmøte. Arendalsuken har utviklet seg til å være et viktig sted for organisasjoner å ha en tydelig tilstedeværelse. I årene fremover vil organisasjonen vurdere hvordan vi kan styrke vår tilstedeværelse ytterligere.

SAK 53/2018 Eventuelt

a. Styret ble orientert om at leder og nestleder av studentrådet har fremmet et vedtaksforslag til landsmøtet som omhandler ungdom og studenters representasjon i styret. Styret var meget positive til at et vedtaksforslag har blitt fremmet og ser frem til diskusjoner rundt vedtaksforslaget på landsmøtet. Forslagsstillerne har i tillegg ytret et ønske om å avholde en workshop under landsmøtet knyttet til samme tema. Styret stilte seg positive til dette og ønsker dem velkommen til å arrangere workshopen.

b. Styreleder fremmet et vedtaksforslag til landsmøtet som går ut på å legge til et punkt i Instruks for valgkomiteen om at ”valgkomiteen skal også bistå styret med å identifisere kandidater til internasjonale posisjoner”.

c. Styret har ved flere anledninger diskutert den pågående prosessen med å finne nye lokaler til organisasjonen da nåværende leiekontrakt utgår i 2019. Etter en omfattende prosess har organisasjonen vurdert at det beste alternative er å inngå en ny kontrakt i nåværende lokaler og pusse opp lokalene slik at de møter behovene til organisasjonen. Forhandlingsfasen er nå avsluttet og endelig tilbud fra huseier mottatt. Tilbudet er innenfor de økonomiske rammene som styret tidligere har godkjent.

Vedtak
Under forutsetning av at sekretariatet kommer til enighet med utleier om den spesifikke avtaleteksten vedtar styret inngåelse av leieavtale i Grensen 3 under de vilkår som ble presentert på styremøtet.


Styrets alenetid

Godkjent og signert på styremøte 9. november.