Møtereferat

← tilbake til verktøykassa

Før selve møtet er det viktig å sende ut en agenda. Agendaen kan brukes som utgangspunkt for møtereferatet, se Tips til å lage en god agenda i Verktøykassen.

Hvis gruppen har en sekretær tar denne notater under møtet, skriver referat og deler det med resten av gruppa. Hvis gruppa ikke har en sekretær, eller sekretæren ikke var tilstede på møtet, kan oppgaven delegeres til en annen i gruppa.

Det avhenger av type møte hva referatet bør inneholde, men vanligvis inkluderer den:
• Sted og tidspunkt for møtet
• Hvem som var tilstede
• Hva som ble informert om
• Hva som ble diskutert
• Hva som ble bestemt, for eksempel delegering av ansvarsoppgaver
• Videre planer

Hvis dere for eksempel hadde et informasjonsmøte med regionleder, vil det fortsatt være nyttig med tid, sted og deltakere, men det vil også være nyttig å skrive hva regionleder informerte om, og eventuelt legge ved presentasjonen slik at alle i gruppa vet hva som foregikk, selv om de ikke var tilstede.

Kort tid etter møtet er det viktig at møtereferatet blir delt med alle i gruppa, også de som ikke hadde mulighet til å delta. Det gjør at alle er kjent med gruppas planer fremover, og dermed lettere kan delta på neste møte eller aktivitet. Møtereferatet kan deles på epost, lukket Facebook-gruppe eller lignende.

Tips og triks for de mer avanserte:

Referatpunktene i et referat kan deles opp i tre typer:

Orientering: markeres med (O) i referatet. Det er saker det ble informert om på møter, som for eksempel oppdateringer fra sekretariatet.

Diskusjon: markeres med en (D) i referatet. Dette er punkter som ble diskutert men ikke nødvendigvis bestemt på møtet, som for eksempel saker dere ønsker å fokusere på.

Vedtak: markeres med en (V) i referatet. Dette er punkter som ble vedtatt, for eksempel hvor og når dere skal ha neste aksjon.