Kompetanseoverføring ved bytte av verv

Formålet med kompetanseoverføring er å skape gode rutiner rundt overtakelse av verv, slik at ingen informasjon skal gå tapt, og at det er tydelig hva som forventes av vervet.

1. Erfaringsrapport

Alle verv i gruppene bør skrive en erfaringsrapport hver om vervet sitt som overleveres når en ny person tar over vervet. Denne rapporten kan overleveres videre ved nyvalg, slik at dokumentet innholdet bygges på, og vervet får best mulig informasjon.

Egne prosjekter kan også lage egne erfaringsrapporter som blir laget av alle de som samarbeidet om prosjektet.

2. Møte med tidligere verv

Alle som tar over et verv i gruppa bør organisere et kompetanseoverføingsmøte med den som innehadde vervet tidligere. Der kan dere snakke om oppgaver innenfor vervet, og det gir en god mulighet til å stille konkrete spørsmål om hva vervet innebærer.

Disse punktene bør med i erfaringsrapporten og diskuteres på møtet: (kan variere noe fra verv til verv)

Overordnet:

• Hvordan er gruppa strukturert i dag og hvilke verv finnes?
• Hvordan fordeler gruppa oppgaver og hvordan planlegger dere møter og aktiviteter?
• Hvordan kommuniserer gruppen?

Om vervet:

• Hvilke konkrete arbeidsoppgaver har vervet?
• Tilganger/ passord til sosiale medier, eposter, tilgang til Google drive eller annet som gruppa bruker, avhengig av hva som relevant for vervet.
• Finnes det noen dokumenter, skriftlige planer eller lignende som bør overføres? Hvilke og hvordan fungerer de?
• Hva har blitt gjort i vervet de siste årene? Erfaringsutveksling. Aktiviteter/ prosjekter gruppa har gjennomført og vervets oppgaver i disse. Hvordan var det gjennomført? Lærdom og forbedringspotensialer.
• Hvilke planer/ pågående prosjekter finnes i gruppen nå? Hvilken rolle har vervet i disse prosjektene? Hvilke planer, generell info, kontaktpersoner o.l. er det viktig å vite om her?
• Hvem har vervet vært i kontakt med/samarbeidet med? Hvordan har dette fungert?
• Hvilke utfordringer er knyttet til vervet? Hvordan har utfordringene blitt løst?

Generelt:

• Hva har gruppa gjort av sosiale ting? Tips til hva som fungerer og ikke.
• Er det noe som burde være annerledes i gruppa?
• Er det noe den som tidligere hadde vervet skulle ønske at den visste da den startet i vervet?
• Annet?