Instruks for styret i Amnesty International i Norge

Endret på landsmøtet 27.04.2025

1. Formål

Formålet med styreinstruksen er å gi nærmere regler for styrets arbeid og saksbehandling.

Styrets formål og oppgaver framgår av vedtektene til Amnesty International i Norge (heretter AI Norge).

2. Møtebehandling og beslutningsmyndighet i styret

Styrets leder skal sørge for at styret avholder møter så ofte som organisasjonens virksomhet tilsier, eller når et styremedlem krever det. Styrebehandling varsles på hensiktsmessig måte og med nødvendig frist.

Styrets leder skal sørge for at aktuelle saker som hører inn under styret, blir behandlet. Styremedlemmene og generalsekretæren kan kreve at styret behandler bestemte saker.

Dagsordenen for styremøtene skal offentliggjøres på organisasjonens nettsider senest én uke før møtet.

Generalsekretæren forbereder saker og saksliste til styremøter og behandler saker som delegeres fra styret.

I alle større strategiske beslutninger skal det normalt hentes inn synspunkter fra relevante og berørte eksterne interessenter og fra relevante og særlige grupper blant medlemmene.

Styret skal sørge for at alle større strategiske beslutninger inneholder indikatorer og milepæler som gjør det mulig å måle gjennomføringen av beslutningene.

Alle formelle vedtak skal inneholde bakgrunn og forklaring. I den endelige vedtaksteksten skal det være tydelig hvem som har ansvaret for gjennomføringen av vedtaket, og om det er en anbefaling eller et bindende vedtak.

Styret skal behandle saker i møte, med mindre styrets leder mener at saken kan legges fram skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. Årsregnskap og årsmelding skal behandles i møte.

Styrebehandling ledes av styrets leder. Styret er beslutningsdyktig når minst 5 medlemmer er til stede eller deltar i styrebehandlingen. Ved votering har hvert styremedlem én stemme. Ved stemmelikhet har styrelederen dobbeltstemme. Varamedlemmer har kun stemmerett når de erstatter et fraværende styremedlem.

Alle stemmeberettigede medlemmer har rett til å være observatør på styremøtene. Styrelederen skal informeres på forhånd. Bestemmelsen gjelder ikke for personalsaker eller andre saker som er spesielt sensitive. Saken behandles i slike tilfeller i lukket møte.

Styret kan pålegge alle som er til stede på styremøtene, taushetsplikt om spesielle saker.

Det skal føres protokoll fra møter i styret. Protokollen skal minst angi tid og sted, hvem som deltok, behandlingsmåten og styrets beslutninger. Protokollen skal underskrives av de styremedlemmene som var til stede på møtet.

En oversikt over alle formelle vedtak skal offentliggjøres på organisasjonens nettsider senest 2 uker etter hvert styremøte, dersom ikke særlige grunner tilsier at vedtaket ikke skal offentliggjøres.

For øvrig gjelder de saksbehandlingsreglene som er fastsatt i organisasjonens vedtekter.

3. Hvilke saker som skal styrebehandles

Forvaltningen av organisasjonen hører under styret. Styret skal sørge for forsvarlig organisering av organisasjonens virksomhet.

Styret skal fastsette planer og budsjetter som er nødvendige for organisasjonens virksomhet. Styret kan også fastsette retningslinjer for organisasjonen.

Styret skal holde seg orientert om organisasjonens økonomiske stilling og sørge for at virksomheten, regnskapet og formuesforvaltningen blir kontrollert på en betryggende måte, blant annet gjennom intern kontroll.

Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelsen og organisasjonens virksomhet for øvrig. Styret kan fastsette instruks for den daglige ledelsen.

Styret iverksetter de undersøkelsene det finner nødvendig for å kunne utføre oppgavene sine. Styret skal iverksette slike undersøkelser dersom ett eller flere styremedlemmer krever det.

Styret ansetter og sier opp / avskjediger generalsekretæren.

Styret peker ut en delegasjon som skal representere AI Norge på Global Assembly.

Styret skal ellers utføre og stå ansvarlig for de oppgavene som lov, vedtekter og beslutninger i andre styrende organer pålegger styret.

Styret skal sikre Core standards og andre årlige rapporteringsforpliktelser overfor det internasjonale sekretariatet.

4. Delegasjon av arbeidsoppgaver

Styret kan delegere arbeidsoppgaver og myndighet til medlemmer eller rådgivende utvalg i organisasjonen. Styret er ansvarlig og skal holdes løpende orientert om all delegert virksomhet.

5. Styremedlemmenes habilitet

Et styremedlem regnes som inhabilt til å behandle en sak i styret dersom det er særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til medlemmets upartiskhet. Et styremedlem må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som har slik særlig betydning for egen del eller for noen nærstående at medlemmet må anses for å ha framtredende personlig eller økonomisk særinteresse i saken.

Et styremedlem er selv ansvarlig for å vurdere egen habilitet og melde fra om dette til styreleder. Ved brudd på habilitet vil et vedtak som er fattet, være ugyldig dersom det er nærliggende å anta at inhabilitet har påvirket innholdet i vedtaket. Dersom det er uenighet innad i styret om vurderingen av habilitet og man ikke oppnår enighet, skal en utenforstående part foreta habilitetsvurderingen.

6. Generalsekretærens arbeidsoppgaver og plikter overfor styret

Generalsekretæren skal følge den instruksen som til enhver tid gjelder.

Generalsekretæren har rett og plikt til å delta i styrets behandling av saker og til å uttale seg, dersom ikke annet er bestemt av styret i den enkelte saken.

Generalsekretæren skal informere styret i møte om organisasjonens virksomhet, stilling og økonomiske utvikling. Hvert kvartal skal slik informasjon også gis skriftlig. Styret kan til enhver tid kreve at generalsekretæren redegjør nærmere for styret om bestemte saker. De enkelte styremedlemmene kan også kreve slik redegjørelse dersom det er saklig begrunnet.

Generalsekretæren forbereder de sakene som skal behandles av styret, i samråd med styrets leder. Enhver sak skal forberedes og legges fram slik at styret har et tilfredsstillende behandlingsgrunnlag.

7. Informasjonsplikt

Styret og sekretariatet har informasjonsplikt til medlemmene i alle saker som angår organisasjonens medlemmer.

Protokoll fra styremøter skal være tilgjengelig for organisasjonens medlemmer.

8. Utgifter

Styremedlemmene får refundert dokumenterte utgifter i forbindelse med styremøter og eventuelt andre utgifter i forbindelse med styrevervet. Styremedlemmene kan kreve at tapt arbeidsfortjeneste erstattes i henhold til landsmøtevedtak. Reiseutgifter refunderes for den billigste og mest praktiske reisemåten i henhold til organisasjonens klimamål.